Bij artikelbeheer heb je niks aan Excel

Bij artikelbeheer heb je niks aan Excel

Vliegen jouw medewerkers de Excelformulieren om de oren?  Verbaas je je wel eens over de inefficiëntie waarmee artikelen en productinformatie worden bijgehouden? Dan ben je niet de enige.

Herkenbaar?

De leverancier komt met een Excelbestand met productinformatie over de geleverde artikelen. Het Excelbestand wordt geïmporteerd in het ERP en van daaruit getoond op de website.

Maar ben je nu klaar? Nee: nu begint het pas.

Want het Excelbestand gaat zwerven door de organisatie

Na de import in het ERP gaat het Excelbestand zwerven door de organisatie. Iedere afdeling heeft namelijk wel iets te maken met de genoemde artikelen.

Logisch, want het wegzetten van artikelen is de basis van jouw bedrijf en raakt dus elke medewerker en iedere afdeling.

Het gevolg: iedereen wil een nieuwe kolom toevoegen aan het Excelbestand. En doet dat ook. En zo wordt een relatief klein bestand na verloop van tijd heel groot en daardoor onhandelbaar.

Ga maar na. Om het Excelformulier compleet te krijgen, is het nodig om de volgende kolommen toe te voegen:

  • Een kolom met hoeveel eenheden er zijn, en een omschrijving van hoe veel stuks een eenheid bevat
  • Een kolom met de actuele voorraad
  • Een kolom met de locatie in het magazijn
  • Een kolom met FIFO of LIFO
  • Een kolom die beschrijft wanneer de nieuwe inkooporder gedaan moet worden
  • Een kolom met de status van de inkooporders
  • Verwijzingen naar waar afbeeldingen (productfoto’s, tekeningen en veiligheidsbladen) staan
  • De beschrijvingen worden in meerdere talen toegevoegd; elke taal wordt een kolom

 

Op zich is het wel logisch dat al die kolommen worden toegevoegd, maar handig is het nou niet bepaald. Zo ontstaat een wildgroei aan documenten, waarbij op een gegeven moment niemand nog weet welke versie het meest actueel is.

En dus kun je iemand aanstellen die de hele dag bezig is om Excelbestanden te combineren en te ontdubbelen. Inefficiënt en ontzettend tijdrovend dus. Want je bent een  groothandel, geen data-bedrijf.

De koning gaat jouw Excelbestanden temmen

Komt bovenstaande je bekend voor?

Dan ben je op zoek naar een koning die de rust terugbrengt in jouw bedrijf. En die voorbestemde leider heet King Software: het pakket voor product information management (ook wel een afgekort tot PIM).

Vanuit King beheer je al je productdata vanuit één centrale database. Vanaf nu werkt iedereen vanuit dezelfde database, waar altijd de meest recente informatie beschikbaar is.

Wat King kan bij artikelbeheer

Klinkt dat ideaal? Dat is het ook. Een paar goede voorbeelden van hoe King jouw mensen het leven gemakkelijker maakt:

  • Je kunt instellen welke interne eenheden je hanteert en of je handelt per doos, pallet of stuk. King rekent dan de prijs per artikel uit of rekent dit terug naar de prijs per eenheid. Zo weet je precies wat je hebt verkocht zonder een artikel terug te rekenen naar een eenheid.
  • In King hou je bij welke eenheden, prijzen en levertijden leveranciers hanteren. Ook kun je zien wat de kwaliteitsverschillen (in bijv. RVS of aluminium) per leverancier zijn.
  • King is meertalig, waarbij elke taal ter wereld te koppelen is. Zo bedien je een meertalige webshop vanuit één systeem en kun je zelfs aangeven in welke taal een factuur en een pakbon moeten worden opgesteld.
  • Je registreert simpel in welk magazijn en op welke locatie het product ligt. Onmisbaar als je meerdere vestigingen hebt, want je weet precies waar iets ligt en of er tekorten dreigen.
  • Afbeeldingen zijn gemakkelijk toe te voegen. Heb je als eens geprobeerd om plaatjes en documenten bij te houden in Excel? Dat is eigenlijk niet te doen. Bij King is het een stuk simpeler je hebt één mastervariant van een product en kan oneindig veel afbeeldingen en pdf-bestanden uploaden.
  • Per product zie je wat belangrijk is om te weten: wat is in productie genomen, wat is gereviseerd en wanneer komt een nieuwe voorraad. Oftewel: een volledige track and trace van de inkoop (en verkoop).

Producten toevoegen?

Een vraag die we vaak krijgen is hoe makkelijk het is om producten toe te voegen. Ons antwoord: heel makkelijk.

Je maakt éénmalig de Excelformulieren van de leverancier gereed voor de import en laat ze inlezen door King. Na de import kun je het Excelbestand naar de prullenbak slepen en werk je simpel en eenvoudig vanuit één systeem.

Ontdek hoe King jouw bedrijf efficiënter maakt, en vraag een demo aan.