Wat is order entry?

Order entry is het proces waarbij verkooporders en inkooporders worden opgenomen en terechtkomen in het systeem van het bedrijf. Voorheen ging dit vooral op papier. Tegenwoordig vindt order entry meestal geheel of gedeeltelijk digitaal plaats.

Hoe een order binnenkomt, verschilt per bedrijf en per sector. 

In sommige gevallen komen orders volledig digitaal binnen, bijvoorbeeld via de webshop of via een klantportaal.

In andere bedrijven worden orders voor een groot deel telefonisch geplaatst. In dat geval zorgt de medewerker, die de telefoon aanneemt, voor een verwerking van de bestelling in de software. Zit die medewerker volledig op deze taak, noemen we het een order entry medewerker.

Voordelen van digitale order entry

Vroeger werden orders veelal op papier genoteerd en verwerkt. 

Het digitaal verwerken van de orders heeft meerdere voordelen. Doordat alle orders op dezelfde manier worden genoteerd, wordt er uniform gewerkt en daarmee minder fouten gemaakt. Ook kunnen de digitale orders gemakkelijk doorvallen naar een ander systeem, zoals het ERP-pakket of de boekhouding. Dit voorkomt handmatige invoer, en beperkt daarmee het aantal gemaakte fouten.

Welk systeem voor order entry?

Voor het uitvoeren van order entry is een achterliggend ordersysteem dus altijd aan te raden. Een voorbeeld van zo’n systeem is King Business Software voor het mkb. Inkoop- en verkooporders worden simpel verwerkt en doorgestuurd naar bijvoorbeeld de applicaties voor magazijnbeheer en de boekhouding.