Geen twee bedrijven werken hetzelfde. Toch bevatten de meeste ERP-systemen in de basis dezelfde standaardvelden. Denk aan een artikelnummer, omschrijving, prijs, leverancier of klantnaam. Voor veel organisaties is dat voldoende om mee te werken.
Maar naarmate een bedrijf groeit of processen complexer worden, ontstaat er vaak behoefte aan aanvullende informatie. Misschien wil je technische specificaties vastleggen, een keurmerk tonen op een factuur of bepaalde producteigenschappen automatisch laten terugkomen in je webshop. Dat zijn gegevens die voor de ene organisatie onmisbaar zijn, terwijl een ander bedrijf ze nooit zal gebruiken.
Juist daarom zijn vrije velden zo’n krachtige functie binnen een ERP-systeem. Ze zorgen ervoor dat de software zich aanpast aan jouw organisatie, in plaats van andersom.
Wat zijn vrije velden?
Vrije velden zijn extra velden die je zelf kunt toevoegen aan een ERP-systeem. Daarmee leg je informatie vast die voor jouw organisatie belangrijk is, maar die niet standaard aanwezig is.
Binnen KING kunnen vrije velden op vrijwel iedere plek in het systeem worden toegepast. Denk bijvoorbeeld aan:
- artikelen;
- klanten (debiteuren);
- leveranciers (crediteuren);
- verkooporders;
- orderregels;
Daardoor voeg je precies daar informatie toe waar deze tijdens het dagelijkse proces nodig is. Het systeem blijft hetzelfde, maar de inrichting sluit veel beter aan op jouw bedrijfsvoering.
Iedere branche heeft andere informatie nodig
Een standaard ERP-pakket moet geschikt zijn voor duizenden verschillende bedrijven. Daardoor is het onmogelijk om alle branchespecifieke informatie standaard op te nemen.
Een leverancier van verlichting wil bijvoorbeeld kunnen aangeven of een armatuur dimbaar is. Een webshop in elektronica wil productspecificaties tonen, zoals schermgrootte, werkgeheugen of het aantal USB-poorten. En een chemisch bedrijf moet ADR-punten registreren, zodat vervoerders weten welke veiligheidsvoorschriften gelden tijdens het transport.
Voor al deze organisaties geldt hetzelfde: de informatie is essentieel voor hun dagelijkse werkzaamheden, maar niet voor ieder ander bedrijf. Daarom is het logisch dat je deze gegevens zelf kunt toevoegen wanneer dat nodig is.
Een praktisch voorbeeld
Stel dat je een webshop hebt waarin je laptops verkoopt.
De basisinformatie, zoals het artikelnummer, de prijs en de omschrijving, staat al in het ERP-systeem. Maar klanten willen vaak veel meer weten voordat ze een aankoop doen.
Denk bijvoorbeeld aan eigenschappen zoals:
- schermformaat;
- werkgeheugen;
- aantal USB-poorten;
- processor;
- gewicht;
- kleur.
Met vrije velden leg je deze informatie één keer vast bij het artikel. Vervolgens kunnen dezelfde gegevens automatisch worden gebruikt op de webshop, in productoverzichten of in exports naar andere systemen.
Je hoeft de informatie dus niet telkens opnieuw in te voeren. Dat scheelt tijd, voorkomt fouten en zorgt ervoor dat overal dezelfde informatie wordt gebruikt.
Hoe dat er in de praktijk uitziet, zie je in onderstaand voorbeeld. Naast de standaard artikelgegevens is een apart tabblad beschikbaar waarin organisaties zelf aanvullende informatie kunnen vastleggen. Denk aan kenmerken zoals breekbaar, extra verpakkingseisen of afmetingen. Deze gegevens zijn volledig aan te passen aan de wensen van de organisatie.
Ook achter de schermen levert het veel op
Vrije velden zijn niet alleen bedoeld voor informatie die klanten zien. Juist achter de schermen kunnen ze veel handmatig werk voorkomen.
Neem bijvoorbeeld een bedrijf dat chemische producten vervoert. Bij deze producten zijn ADR-punten verplicht. Deze informatie moet beschikbaar zijn voor de vervoerder, zodat duidelijk is welke veiligheidsmaatregelen gelden tijdens het transport.
Door deze gegevens één keer bij het artikel vast te leggen, worden ze automatisch meegenomen wanneer het product wordt verzonden. Medewerkers hoeven de informatie niet steeds opnieuw op te zoeken of handmatig toe te voegen.
Hetzelfde principe geldt voor keurmerken, certificeringen of andere branche-specifieke kenmerken die steeds opnieuw gebruikt worden.
Meer dan alleen een extra tekstveld
Een vrij veld hoeft bovendien niet altijd uit een tekstvak te bestaan. Afhankelijk van de informatie die je wilt vastleggen, kun je verschillende typen velden gebruiken, zoals:
- tekstvelden;
- datumvelden;
- selectievakjes;
- dropdownmenu’s;
- ja/nee-keuzes;
Dat lijkt misschien een klein detail, maar het voorkomt in de praktijk veel invoerfouten. Medewerkers kiezen simpelweg uit vooraf ingestelde opties, waardoor informatie overal op dezelfde manier wordt geregistreerd.
Dat maakt de gegevens niet alleen betrouwbaarder, maar ook veel eenvoudiger terug te vinden.
Informatie automatisch meenemen
Een ander voordeel van vrije velden is dat informatie automatisch kan worden overgenomen binnen het ERP-systeem.
Stel dat je bij een klant een specifiek kenmerk hebt vastgelegd. Dan kan dezelfde informatie automatisch worden meegenomen naar een verkooporder. Hetzelfde geldt voor eigenschappen die je bij een artikel hebt opgeslagen.
Daardoor hoef je gegevens niet telkens opnieuw in te voeren. Dat bespaart tijd en voorkomt dat informatie op verschillende plekken van elkaar gaat afwijken.
Niet alleen registreren, maar ook slim gebruiken
De kracht van vrije velden zit niet alleen in het vastleggen van informatie. Minstens zo belangrijk is dat je deze gegevens later ook weer kunt gebruiken.
Binnen KING kun je zoeken, filteren en rapporteren op de vrije velden die je zelf hebt aangemaakt.
Dat is bijvoorbeeld handig wanneer je:
- een mailing wilt sturen naar een specifieke klantgroep;
- producten met een bepaald keurmerk wilt terugvinden;
- wilt analyseren hoeveel klanten een bepaald pakket gebruiken;
- rapportages wilt maken op basis van branche-specifieke kenmerken;
Stel dat je alle klanten die gebruikmaken van een bepaalde softwaremodule wilt informeren over een update. Of je wilt alleen een mailing sturen naar handelsbedrijven. Dan hoef je geen losse Excel-bestanden meer bij te houden. Je filtert eenvoudig op het betreffende vrije veld en hebt direct de juiste selectie.
Informatie die je één keer vastlegt, blijft daardoor waardevol voor allerlei processen binnen de organisatie.
Onbeperkt uitbreiden wanneer jouw organisatie groeit
Veel ERP-systemen bieden de mogelijkheid om extra velden toe te voegen, maar stellen daar een maximum aan. Voor kleinere organisaties is dat vaak voldoende, maar bedrijven met uitgebreide artikelinformatie lopen daar al snel tegenaan.
Binnen KING kunnen onbeperkt vrije velden worden aangemaakt.
Dat betekent dat het systeem met je organisatie kan meegroeien. Heb je over een jaar extra informatie nodig? Dan voeg je eenvoudig nieuwe velden toe, zonder dat je bestaande processen hoeft aan te passen.
Om het overzicht te bewaren kunnen deze velden bovendien worden gegroepeerd in logische categorieën of tabbladen. Zo blijft het systeem overzichtelijk, ook wanneer er veel aanvullende informatie wordt gebruikt.
Vrijwel overal binnen het ERP-systeem toepasbaar
Vrije velden beperken zich niet tot artikelen alleen. Ze kunnen worden toegepast op vrijwel alle onderdelen van het ERP-systeem. Daardoor kun je informatie precies vastleggen op de plek waar deze relevant is.
Denk bijvoorbeeld aan:
- aanvullende productspecificaties;
- uiterlijke kenmerken;
- klantinformatie;
- leveranciersgegevens;
- transportinformatie;
- extra gegevens op verkooporders;
- specifieke informatie op orderregels;
Doordat je zelf bepaalt welke informatie je toevoegt, sluit het systeem veel beter aan op de dagelijkse praktijk van jouw organisatie.
Een kleine functionaliteit met een groot effect
Vrije velden lijken op het eerste gezicht misschien een eenvoudige uitbreiding van een ERP-systeem. Toch hebben ze invloed op veel meer processen dan je misschien zou verwachten.
Doordat informatie centraal wordt vastgelegd, hoeven medewerkers minder handmatig werk te verrichten, worden fouten voorkomen en kunnen gegevens eenvoudig worden gebruikt voor webshops, facturen, rapportages, analyses en mailings.
Het resultaat is niet alleen meer overzicht, maar ook een efficiëntere manier van werken.
Grip op informatie die voor jouw organisatie belangrijk is
Met vrije velden richt je KING precies zo in dat het aansluit op jouw bedrijfsvoering. Je bepaalt zelf welke data essentieel is en zorgt dat deze op de juiste plek beschikbaar is. Want waarom zou een ERP-systeem zich moeten beperken tot standaardvelden?
Of het nu gaat om technische specificaties, transportinformatie, aanvullende klantgegevens of strakke managementrapportages: vrije velden geven je de flexibiliteit om KING écht voor je te laten werken.
Benieuwd hoe vrije velden jouw bedrijfsprocessen kunnen versoepelen? Neem contact met ons op; we laten je graag zien hoe je KING optimaal inricht voor jouw organisatie.
