Wat levert ERP op? 3 processen die beter lopen

De vraag krijg ik regelmatig als ik bedrijven bezoek: “Wat levert een ERP mij op?” Het korte antwoord is dat een ERP een hoop tijd en geld bespaart.

Hoe? Ik geef je drie hele concrete voorbeelden van situaties waarin een ERP-systeem het bedrijf slimmer en beter laat werken.

Resultaat 1: Orders komen gelijk op de goede plek

Inkopen en verkopen is een kerntaak. En dus wil je dat die kerntaak zo snel mogelijk gaat.

Het probleem: In veel bedrijven komen orders terecht op de backoffice. Werkt het bedrijf nog met ouderwetse werkbriefjes of verzamellijsten? Dan moet het werkbriefje eerst naar het magazijn (bij handelsondernemingen) of naar de projectplanner (bij productiebedrijven). Handig? Omslachtig! Zeker wanneer er tussentijds nog wat aangepast of toegevoegd wordt.

Hoe een ERP-systeem dit oplost: Een ERP zorgt ervoor dat de order gelijk op de goede plek komt. Zodra de klant de bestelling doet, wordt hij namelijk gelijk doorgestuurd naar de goede plek. Dat kan het gekoppelde digitale orderpicksysteem zijn, of de gekoppelde software voor de projectplanning. Snel, efficiënt en fouten worden volledig gereduceerd.

Resultaat 2: De orderstroom als basis voor de rest

De orders stromen binnen. Positief natuurlijk. Maar hoe volg je alles op?

Het probleem: Het is niet zo dat het werk eindigt zodra het product meegaat met de koerier. Nee, dan begint het pas. Zodra de zending het pand verlaat, volgt de opvolging: het bijbestellen van voorraad en het bijwerken van de bestelling. Handmatig, welteverstaan.

Hoe een ERP-systeem dit oplost: King ERP zorgt dat alle opvolgacties keurig worden uitgevoerd. Met één klik (of geen klik, want ook dit is te automatiseren) worden alle verzonden items in een orderbestand gezet. Van hieruit wordt de verzending gelijk opgevolgd, waarbij de boekhouding zo veel mogelijk wordt bijgewerkt. Door het genereren van een besteladvies en het (automatisch) verzenden blijft de voorraad op peil.

Resultaat 3: Beter factureren

Aan het einde van de dag hebben we allemaal een bedrijf en versturen we een factuur voor onze producten en diensten. Het is van belang dat dit tijdig en juist gebeurd zodat de liquiditeitspositie van de onderneming op het juiste niveau blijft.

Het probleem: Uiteraard: je beschikt over een uitstekende medewerker die zich over de facturen ontfermt. Maar dit werk bestaat uit repeterende handelingen zoals checken (of een order is uitgevoerd), zijn de prijzen correct, monitoren (of een betaling is binnengekomen) en het opvolgen (met een boeking of een factuur). Vanwege het repeterende werk leent zich dit voor het maken van fouten. 

Hoe een ERP-systeem dit oplost: Met de juiste software is de facturatie een fluitje van een cent. De factuur volgt automatisch op de verzending van de goederen. Prijzen liggen vast per klant, product of zijn gestaffeld zodat het systeem direct de juiste prijzen vermeld. Wordt er betaald? De software herkent de betaling en verzorgt gelijk de boekingsregel. En is een factuur voorbij de betaaldatum? Dan genereert het systeem automatisch de betalingsherinnering, waardoor er minder open posten ontstaan.

Ontdek hoe oplossingen van King Software bedrijfsprocessen verbeteren en vraag de demo aan.