Een ERP-systeem voor een mkb-bedrijf kost een vast bedrag per maand voor de software, plus een eenmalige investering om alles in te richten. Hoe hoog die bedragen zijn, hangt vooral af van het aantal gebruikers, de functies die je nodig hebt en de koppelingen met je webshop of magazijn. Hieronder lees je waar de kosten van een ERP-systeem uit bestaan, en we rekenen een voorbeeld door met ronde getallen.
Wat kost een ERP-systeem voor het mkb?
De kosten van een ERP-systeem bestaan uit twee delen. Je betaalt een terugkerend abonnement voor de software en gebruikers, en eenmalige kosten voor implementatie, inrichting, datamigratie en training. Voor een mkb-bedrijf met 1 tot 25 gebruikers liggen de jaarlijkse kosten meestal ruim lager dan bij grote ERP-trajecten. De inrichting bepaalt vaak het grootste deel van de investering.
Ter vergelijking: marktoverzichten uit 2026 noemen voor cloudpakketten €40 tot €150 per gebruiker per maand. Voor de implementatie gebruikt men vaak een vuistregel: de implementatiekosten van ERP-software bedragen gemiddeld €1.500 per gebruiker. Dat zijn gemiddelden. Je eigen situatie kan er flink van afwijken, naar boven of naar beneden.
Uit welke onderdelen bestaat de prijs?
Een ERP-prijs bestaat uit meerdere onderdelen. Kijk je alleen naar het maandbedrag, dan vergelijk je appels met peren.
Terugkerende kosten
Terugkerende kosten betaal je zolang je het systeem gebruikt. Daaronder vallen:
- Softwareabonnement: KING ERP heeft drie bundels (Handel, Handel pro en Enterprise), elk met een maandprijs per bundel plus een tarief per extra gebruiker.
- Koppelingen: bijvoorbeeld een webshopkoppeling of een koppeling voor e-facturatie.
- Support en onderhoud: updates, hulp bij vragen en eventuele optimalisaties.
KING Software kun je ook per module afnemen. Begin je met één onderdeel, zoals magazijnbeheer of facturatie, dan betaal je alleen voor die module. Later koppel je er meer modules aan, waarbij alle gegevens geïntegreerd blijven. Op de pagina over het ERP-pakket en de bijbehorende processen zie je hoe die onderdelen op elkaar aansluiten.
Eenmalige kosten
Eenmalige kosten maak je om het systeem goed op gang te krijgen. Het gaat om de analyse van je processen, de inrichting van de software, het overzetten van je data, training van medewerkers en eventueel hardware zoals handscanners voor het magazijn. Bezuinig hier niet te veel op. Een goed ingericht systeem verdient zich sneller terug dan een systeem waar je team omheen gaat werken.
Waar hangt de prijs van af?
De prijs hangt vooral af van hoe je bedrijf werkt. Bij twee groothandels met hetzelfde aantal medewerkers kan de prijs flink verschillen. Dit zijn de factoren die het meeste verschil maken.
Aantal gebruikers. Elke extra gebruiker verhoogt het maandbedrag. Reken daarom ook door wat er gebeurt als je groeit.
Benodigde functies. Voor artikel-, voorraad- en magazijnbeheer, inkoop en verkoop volstaat vaak de bundel Handel. Heb je automatische bestellingen, EDI of een CBS/IDEP-koppeling nodig, dan kom je bij Handel pro uit. Werk je met partijen, serienummers of samengestelde artikelen, bijvoorbeeld in de voedings- of medische sector, dan past de Enterprise-bundel beter.
Koppelingen. Een webshop, vervoerders zoals PostNL of DHL, of een e-facturatieoplossing: elke koppeling vraagt inrichting. Voor e-facturatie liggen de kosten indicatief rond de € 30 tot € 50 per maand, afhankelijk van de aanbieder en het pakket. Wil je je webshop laten meedraaien, lees dan hoe voorraadbeheer voor je webshop vanuit één systeem werkt.
Kwaliteit van je data. Oude artikelen die nooit verkocht zijn, dubbele klanten, verouderde leveranciers: hoe rommeliger je data, hoe meer tijd de overstap kost. Bij het opschonen kijken wij vaak of een artikel de afgelopen jaren (meestal 3 jaar) is verkocht. Is dat niet zo, dan blokkeren we het artikel.
Magazijnautomatisering. Wil je papierloos picken met handscanners, dan komen er hardware en extra inrichting bij. Dat levert meestal ook direct tijdwinst op de werkvloer op.
Een concreet voorbeeld: groothandel met acht gebruikers
Met een voorbeeld wordt het een stuk duidelijker. De bedragen hieronder zijn fictief en rond gekozen om de opbouw te laten zien. Het is dus geen prijslijst.
Rekenvoorbeeld: wat kost het eerste jaar?
Stel dat een technische groothandel met acht ERP-gebruikers overstapt op één systeem voor voorraad, magazijn, inkoop, verkoop en boekhouding. Het bedrijf heeft een webshop en wil met drie handscanners papierloos picken. We gaan uit van een bundelprijs van €250 per maand inclusief één gebruiker, €30 per extra gebruiker per maand en een uurtarief van €100 voor de inrichting.
- Softwareabonnement: €250 × 12 = €3.000 per jaar
- Extra gebruikers: 7 × €30 × 12 = €2.520 per jaar
- Webshopkoppeling: €40 × 12 = €480 per jaar
- Handscanners: 3 × €1.000 = €3.000 eenmalig
- Implementatie, inrichting en datamigratie: 60 uur × €100 = €6.000 eenmalig
- Training op locatie: 2 dagen × €800 = €1.600 eenmalig
- Totaal eerste jaar: €16.600
In de jaren daarna vallen de eenmalige posten weg. Dan blijft in dit voorbeeld €6.000 per jaar over aan abonnement, gebruikers en koppeling.
Wat levert een ERP-systeem op?
Kosten zeggen pas iets als je ze naast de opbrengst legt. De terugverdientijd laat zien of de investering zakelijk klopt.
Reken het voorbeeld verder door. Stel dat de groothandel nu elke maand 25 uur kwijt is aan webshoporders overtypen, voorraadlijsten bijwerken en losse facturen maken, tegen een interne kostprijs van €40 per uur. Dat is €1.000 per maand, oftewel €12.000 per jaar. Valt dat werk grotendeels weg, dan heeft het bedrijf de investering in het eerste jaar al voor een groot deel terugverdiend.
Er zijn ook opbrengsten die lastiger in euro’s uit te drukken zijn: minder misgrepen bij het picken, geen ‘nee-verkoop’ omdat de voorraad in de webshop klopt, en minder afhankelijkheid van uitzendkrachten. Een voorbeeld uit onze praktijk: voor Nethroma realiseerden wij een King-oplossing waarmee het bedrijf piekmomenten volgens de mede-eigenaar nu met eigen personeel opvangt, zonder uitzendkrachten.
Zo krijg je vooraf duidelijkheid over de kosten
Je wilt natuurlijk weten waar je aan toe bent voordat je ergens voor tekent. Daarom beginnen wij met een paar vaste stappen.
Het traject begint met twee telefoongesprekken. In het eerste maken we kennis en krijg je een globale kostenindicatie. In het tweede brengen we je processen in kaart en kijken we hoeveel medewerkers erbij betrokken zijn. Daarna werken we gratis en vrijblijvend een businesscase uit. Daarvoor richten we een demo-omgeving in waarin je je eigen processen terugziet. Die businesscase is meteen de offerte, inclusief planning en kosten.
Tip: vraag bij elke offerte welke posten eenmalig zijn en welke terugkerend. Vraag ook wat er gebeurt met de prijs als je twee gebruikers of een tweede webshop toevoegt. Dan voorkom je verrassingen na het eerste jaar.
Wil je weten wat dit voor je eigen bedrijf betekent? Op de pagina over King ERP en de flexibele abonnementen vanaf € 160 per maand lees je meer over de functies, en daar vraag je ook een demo op maat aan.
Veelgestelde vragen
Heeft een klein bedrijf wel een ERP-systeem nodig?
Werk je met één of twee personen, dan is een ERP-systeem in de meeste gevallen niet nodig, omdat je makkelijk onderling overlegt. Dat verandert als je het overzicht over opdrachten en producten kwijtraakt. Met een ERP-systeem kun je dan met hetzelfde aantal mensen blijven werken en toch overzicht houden. Wel is wat gevoel voor IT dan handig.
Waarom verschillen ERP-prijzen zo sterk?
Pakketten rekenen op verschillende manieren af: per gebruiker, per module of per bundel. Daarnaast verschilt de implementatie flink, afhankelijk van je data, koppelingen en processen. Vergelijk daarom altijd de totale kosten over meerdere jaren in plaats van alleen het maandbedrag.
Kan ik klein beginnen en later uitbreiden?
Ja. Met KING Software kun je starten met één module, zoals magazijnbeheer of facturatie, en betaal je alleen voor die module. Later koppel je extra modules aan elkaar, zodat je stap voor stap toewerkt naar één geïntegreerd systeem.
Hoe zit het met de kosten van een webshopkoppeling?
Die hangen af van je webshopplatform en wat je wilt synchroniseren, zoals voorraad, prijsafspraken of orders. Je kunt ook meerdere webshops aan één administratie koppelen, bijvoorbeeld een zakelijke en een consumentenshop. Op de pagina over de koppeling tussen King en je webshop lees je welke mogelijkheden er zijn.
Tot slot
De kosten van een ERP-systeem bestaan uit een terugkerend abonnement en een eenmalige investering in inrichting, data en training. Hoe hoog die zijn, bepaal je grotendeels zelf: met de functies die je kiest, het aantal gebruikers en hoe schoon je data is. Leg de kosten altijd naast de tijd en fouten die je ermee bespaart. Wil je weten hoe dat voor jouw bedrijf uitpakt? Een businesscase op basis van je eigen processen geeft je het snelst een eerlijk antwoord.
Wil je weten wat KING ERP bij jouw bedrijf kost?
Op onze pagina lees je wat KING ERP kan: voorraad, financiële administratie, CRM en inkoop en verkoop in één systeem. Abonnementen starten vanaf € 160 per maand, plus eenmalige inrichtingskosten.