Eén systeem waarin je voorraad, orders, magazijn en boekhouding samenkomen: dat levert de juiste ERP-keuze op. Geen Excel-lijstjes meer naast je boekhoudpakket en geen orders die je uit de webshop overtikt. Ga je ERP software vergelijken, dan kijk je niet alleen naar functies. Je kijkt vooral naar hoe het pakket past bij de manier waarop je bedrijf werkt. Wij helpen ondernemers hier al meer dan 20 jaar mee. Hieronder lees je waar je op let, welke soorten oplossingen er zijn en hoe je van een vergelijking tot een keuze komt.
Wat is ERP-software en wanneer heb je het nodig?
ERP-software (Enterprise Resource Planning) brengt je financiële, administratieve en logistieke processen samen in één systeem met één centrale database. Artikelen, voorraad, inkoop, verkoop, magazijn en boekhouding werken dan met dezelfde gegevens. Daardoor leg je informatie maar één keer vast. Je hebt ERP nodig als losse systemen en handwerk je groei gaan afremmen.
Wanneer is dat? Bij een bedrijf van 1 of 2 personen is ERP in de meeste gevallen niet nodig. Daar overleg je nog makkelijk even aan de koffietafel. Dat verandert als je het overzicht over opdrachten en producten kwijtraakt. Met ERP-software houd je dan overzicht zonder extra mensen aan te nemen. In zo’n klein team moet wel iemand een beetje gevoel voor IT hebben.
Er zijn duidelijke signalen dat een ERP-systeem zin heeft:
- Je typt webshopbestellingen handmatig over in je administratie.
- Medewerkers houden voorraad bij in losse spreadsheets of op papieren picklijsten.
- Je weet pas aan het eind van de maand hoe je ervoor staat.
- Bij piekdrukte heb je extra handen nodig om de orders de deur uit te krijgen.
- Kennis zit in de hoofden van een paar mensen en niet in het systeem.
Herken je er twee of meer? Dan wordt het tijd om opties naast elkaar te leggen. Een breder beeld van wat een ERP-pakket voor je bedrijfsprocessen kan betekenen, helpt je om scherp te krijgen wat je zoekt.
Begin bij je processen, niet bij de software
Een goede ERP-keuze begint bij je eigen bedrijf. Wie meteen demo’s gaat bekijken, laat zich al snel verleiden door mooie schermen en functies die hij nooit gebruikt. Wij kijken daarom eerst hoe een organisatie werkt, waar medewerkers tegenaan lopen en welke processen slimmer kunnen.
Het helpt om je processen in drie lagen te verdelen:
- Primaire processen: inkoop, verkoop, financiën en productie, inclusief bestel- en productieadviezen en webshopkoppelingen.
- Ondersteunende processen: het digitaliseren van inkoopfacturen met goedkeuring en een papierloos magazijn met handscanners.
- Sturende processen: rapportages en dashboards, standaard of op maat.
Zet per laag op papier wat er nu misgaat en wat het je kost. Dat wordt je meetlat. Zo vergelijk je pakketten op wat jij nodig hebt en niet op de langste functielijst.
Tip: Betrek een magazijnmedewerker en iemand van de administratie bij je inventarisatie. Zij weten precies waar het in de praktijk knelt, en hun steun heb je straks bij de invoering hard nodig.
Waar let je op bij het vergelijken van ERP-pakketten?
Als je je processen helder hebt, kun je pakketten gericht beoordelen. Dit zijn de criteria die voor mkb-bedrijven met een magazijn of webshop het meest uitmaken.
Echte integratie of losse onderdelen aan elkaar geknoopt
Niet elk systeem dat “ERP” heet, is ook echt geïntegreerd. Vraag door: werken artikelbeheer, voorraadbeheer, magazijnbeheer (WMS) en boekhouding in dezelfde database? Of praten losse modules via koppelingen met elkaar?
Bij KING ERP is de boekhouding volledig geïntegreerd. Financiële gegevens sluiten daardoor direct aan op de logistieke en commerciële processen, zonder dubbele invoer. Ook het WMS is door KING zelf ontwikkeld en sluit aan op artikelbeheer, voorraadbeheer en besteladviezen in hetzelfde systeem.
Voorraad en magazijn
Een eigen magazijn? Kijk dan goed naar de mogelijkheden voor voorraadbeheer. Denk aan meerdere magazijnen met locaties, minimum- en maximumvoorraad per artikel en het werken met handscanners. Een goed WMS controleert automatisch artikelnummer, aantallen en locatie, en ook serie- of partijnummers en THT-datums.
Een praktijkvoorbeeld: voor Nethroma realiseerden wij een KING-oplossing waarmee het bedrijf piekmomenten volgens de mede-eigenaar nu met eigen personeel opvangt, zonder uitzendkrachten.
Webshopkoppeling
Verkoop je online? Dan is de koppeling tussen webshop en ERP vaak de grootste tijdwinst. Let op welke kant de baas is. Bij een goede koppeling beheer je prijzen, omschrijvingen, afbeeldingen en voorraad vanuit het ERP, en komen bestellingen en nieuwe klanten automatisch binnen als order.
Vraag ook of je meerdere webshops aan één administratie kunt koppelen, bijvoorbeeld een B2B-shop met klantspecifieke prijzen naast een shop voor consumenten. Meer over de mogelijkheden lees je op onze pagina over de koppeling tussen KING en je webshop en in ons overzicht van voorraadbeheer voor webshops.
Traceerbaarheid en productie
Werk je met batches, partijen of serienummers? Of stel je producten samen? Dan is dat een harde eis in je vergelijking. Denk aan de voedingsmiddelenbranche of medische hulpmiddelen, waar de Europese Medical Device Regulation (MDR) traceerbaarheid vraagt. Bij een terugroepactie wil je direct weten welk product aan wie is geleverd.
Modulair beginnen, later uitbreiden
Een ERP hoeft niet in één keer volledig in gebruik te gaan. KING ERP kun je modulair afnemen: je begint bijvoorbeeld met magazijnbeheer of facturatie, betaalt voor die module en koppelt later meer onderdelen. Dat spreidt de investering en de verandering op de werkvloer.
Klaar voor e-facturatie
Kijk ook vooruit. De Europese Unie voert per 1 juli 2030 nieuwe regels in voor e-facturatie bij grensoverschrijdende B2B-transacties. Een ERP dat goed samenwerkt met oplossingen voor gestructureerde e-facturen (zoals via het Peppol-netwerk) bespaart je later gedoe.
Het verschil tussen losse pakketten, een mkb-ERP en een groot ERP-platform
Wie gaat vergelijken, komt grofweg drie routes tegen. Elk heeft zijn plek. Deze tabel laat zien waar de verschillen zitten voor een handels- of groothandelsbedrijf met een magazijn en eventueel een webshop.
| Criterium | Losse pakketten (boekhouding + losse tools) | Geïntegreerd mkb-ERP (zoals KING ERP) | Groot internationaal ERP-platform |
|---|---|---|---|
| Gegevens | Verspreid over meerdere systemen | Eén centrale database | Eén database, vaak met veel maatwerk |
| Dubbele invoer | Regelmatig, of afhankelijk van koppelingen | Gegevens leg je één keer vast | Beperkt, mits goed ingericht |
| Voorraad en WMS | Vaak een apart pakket of spreadsheet | Geïntegreerd, met WMS-apps en handscanners | Uitgebreid, vaak als aparte module |
| Webshopkoppeling | Per tool apart regelen | Standaardkoppelingen en webshoppartners | Mogelijk, vaak via maatwerk |
| Boekhouding | Losstaand pakket | Volledig geïntegreerd | Geïntegreerd |
| Invoering | Snel per onderdeel, samenhang ontbreekt | Stapsgewijs, overzichtelijk traject | Langer traject met projectteam |
| Kostenopbouw | Meerdere losse abonnementen | Maandprijs per bundel plus per gebruiker, plus implementatie | Hogere licentie- en implementatiekosten |
| Past bij | Starters en zeer kleine teams | Mkb met ongeveer 1 tot 25 ERP-gebruikers | Grote en internationale organisaties |
Wat zegt dit? Losse pakketten werken prima zolang je klein bent. Groeit het aantal orders, artikelen of medewerkers, dan gaan de naden tussen de systemen knellen. Een groot platform kan veel, maar vraagt een investering en organisatie die bij de meeste mkb-bedrijven niet past. Daartussen zit het geïntegreerde mkb-ERP.
KING ERP is bij uitstek geschikt voor bedrijven met 1 tot 25 medewerkers die hun processen vanuit één systeem willen organiseren. Ook grotere bedrijven gebruiken het.
Wat kost een ERP-systeem en wanneer verdien je het terug?
De kosten van een ERP-systeem bestaan meestal uit twee delen: een terugkerend abonnement en eenmalige kosten voor implementatie en inrichting. Bij het vergelijken van offertes let je op beide.
KING ERP werkt met drie bundels: Handel, Handel pro en Enterprise. Elke bundel heeft een maandprijs plus een tarief per extra gebruiker. Handel bevat onder meer artikel-, voorraad- en magazijnbeheer en verkoop- en inkoopmanagement. Handel pro voegt onder andere automatische bestellingen, Point Of Sale en EDI toe. Enterprise voegt daar partijen, serienummers en samengestelde artikelen aan toe.
Je terugverdientijd hangt af van waar je nu tijd en geld verliest. Denk aan uren voor het overtikken van orders, fouten bij het picken, misgelopen verkopen door onjuiste voorraad en extra personeel bij drukte. Breng die posten voor je eigen bedrijf in kaart. Dan zie je snel of een investering zich in maanden of jaren terugbetaalt.
Let op: Vergelijk niet alleen de licentieprijs. Een pakket met een lage maandprijs, waar je daarna drie extra tools en veel handwerk naast nodig hebt, is per saldo vaak duurder.
Van vergelijking naar keuze: de rol van je implementatiepartner
De software is de helft van het verhaal. De andere helft is de partij die het systeem inricht, je mensen traint en klaarstaat als er iets is. Een prima pakket dat slecht is ingericht, levert weinig op.
Let bij het vergelijken van implementatiepartners op deze punten:
- Procesanalyse vooraf: kijkt de partner eerst naar je werkwijze voordat er een offerte komt?
- Eigen processen in een demo: zie je je eigen artikelen en orderstroom terug, of alleen een standaarddemo?
- Bereikbaarheid: krijg je een vast team aan de telefoon of een callcenter met een ticketnummer?
- Training op de werkvloer: worden medewerkers al tijdens de implementatie betrokken?
- Nazorg: blijft de partner meedenken als je bedrijf verandert?
Bij ons werkt dat zo. Als kennismaking maken wij gratis en vrijblijvend een businesscase. Daarvoor richten we een demo-omgeving in waarin je je eigen bedrijfsprocessen terugziet. Die businesscase is meteen de offerte, inclusief planning en kosten. Zo vergelijk je op basis van je eigen situatie en niet van een glimmende brochure.
Daarna implementeren we stapsgewijs, met zo min mogelijk impact op je productie. Medewerkers krijgen devices, inloggegevens en werkinstructies voor de livegang. We hebben geen callcenter: ons vaste team neemt zelf de telefoon op, op werkdagen van 8:30 tot 17:00 uur. Ook komen we jaarlijks vrijblijvend langs om te kijken hoe je nog meer uit het systeem haalt. Benieuwd hoe dat er voor jouw processen uitziet? Op onze pagina over KING ERP met implementatie op maat lees je welke onderdelen we inrichten en hoe je een demo voor je eigen bedrijf aanvraagt.
En past KING niet bij je situatie? Dan zeggen we dat ook. Meedenken over de beste oplossing voor de ondernemer gaat bij ons voor.
Veelgestelde vragen
Hoe begin ik met ERP software vergelijken?
Begin met een overzicht van je eigen processen: inkoop, verkoop, voorraad, magazijn, financiën en eventueel je webshop. Noteer per proces waar het nu knelt. Met die lijst beoordeel je pakketten op wat jij echt nodig hebt.
Wat is het verschil tussen ERP en een boekhoudpakket?
Een boekhoudpakket verwerkt je financiële administratie. Een ERP-systeem doet dat ook, maar verbindt de boekhouding met artikelbeheer, voorraad, inkoop, verkoop en magazijn. Daardoor hoef je gegevens maar één keer in te voeren.
Kan ik met één module beginnen?
Bij KING ERP kan dat. Je kunt bijvoorbeeld beginnen met magazijnbeheer of facturatie en betaalt dan alleen voor die module. Later koppel je meer onderdelen, zodat alle gegevens geïntegreerd raken.
Hoe lang duurt een ERP-implementatie?
Dat hangt af van het aantal processen, gebruikers, koppelingen en de staat van je huidige data. In een goede offerte staat een concrete planning. Bij ons is die planning onderdeel van de gratis businesscase.
Moet ik mijn oude data meenemen naar het nieuwe ERP?
Niet alles. Artikelen, klanten en leveranciers zonder recente activiteit kun je beter blokkeren dan overzetten. Wij kijken daarvoor vaak of er de afgelopen drie jaar iets mee is gebeurd. Is de bewaarplicht van zeven jaar verstreken, dan kun je die gegevens desgewenst verwijderen.
Tot slot
Bij ERP software vergelijken draait het niet om het pakket met de meeste functies. Het draait om het systeem dat past bij je processen, je teamgrootte en je groeiplannen. Begin bij je eigen werkwijze en kijk naar echte integratie van voorraad, magazijn en boekhouding. Vergelijk de totale kosten en weeg de implementatiepartner net zo zwaar mee als de software. Dan maak je een keuze waar je jaren plezier van hebt.
Zie je King ERP het liefst eerst aan het werk?
Op de pagina over King ERP lees je hoe voorraad, financiële administratie, CRM, inkoop en verkoop in één database samenkomen. Je ziet ook wat een abonnement kost: vanaf € 160 per maand, plus eenmalige implementatiekosten.