Stop met losse systemen: de overstap van Excel en aparte pakketten naar één ERP in zes stappen

Dat je systemen nog werken, zegt vooral dat jij en je team de gaten elke dag dichtlopen. Een overstap naar één ERP voelt dan als iets voor later.

Herken je deze werkdag? Er komt een order binnen per mail en een collega zet die eerst in een Excel-sheet. Daarna typt hij dezelfde order over in het boekhoudpakket. Aan het eind van de dag past iemand los de voorraad aan, als het er tenminste nog van komt.

Het kan anders, maar zo’n overstap gaat niet vanzelf. Wij geven je daarom een route in zes stappen naar één ERP. Ook de momenten waarop het lastig wordt komen aan bod, want die zijn er gewoon!

Wat ‘het werkt toch nog’ je ongemerkt kost

Losse systemen gaan zelden in één keer mis. Ze kosten je vooral tijd en zekerheid, elke dag een beetje. Dat merk je aan:

• Dubbele invoer: een order komt binnen via de webshop, gaat in de sheet en daarna in het boekhoudpakket. Elke keer overtypen is een nieuwe kans op een tikfout.

• Cijfers die niet kloppen: het voorraadsysteem zegt twaalf stuks, maar de boekhouding rekent met een andere waarde. Welk cijfer klopt?

• Oude gegevens: je bestelt in op basis van een export van vorige week. Wat er sindsdien is verkocht, staat daar niet in.

• Eén sleutelfiguur: alleen die ene collega snapt de formules. Is hij ziek of op vakantie, dan ligt het werk stil.

Een rekensom met aannames: stel dat iemand dagelijks een half uur kwijt is aan overtypen. Over 46 werkweken van vijf dagen is dat al ruim honderd uur per jaar. Het herstellen van fouten zit daar nog niet bij.

Moet dan iedereen over op een ERP? Nee. Werk je met 1 of 2 personen, dan adviseren wij meestal om nog te wachten. Je kunt dan makkelijk met elkaar overleggen. Dat verandert als je het overzicht over opdrachten en producten kwijtraakt. ERP-software kan dan helpen om met hetzelfde team weer grip te krijgen. Bij een bedrijf met 1 of 2 personen moet er wel wat gevoel met IT zijn.

Zes stappen van losse sheets naar één ERP

Een overstap lukt het best als je een vaste volgorde aanhoudt. Elke stap legt de basis voor de volgende.

1. Breng je processen in kaart. Schrijf op wie wat invoert, in welk systeem en op welk moment. Volg één order van binnenkomst tot betaling, en één inkoop van bestelling tot ontvangst. Zo zie je waar je gegevens dubbel invoert en waar informatie blijft hangen. Met dit overzicht toets je straks of een oplossing past.

2. Kies op basis van je processen. Zet je overzicht om in concrete eisen: wat moet het systeem doen om jouw werkdag te ondersteunen? Een demo toont wat een pakket kan, maar niet vanzelf of het bij jouw werkwijze past. Vraag daarom om je eigen processen terug te zien, met je eigen artikelen en een echte order. Een lange functielijst zegt weinig als de helft niet bij jouw bedrijf hoort.

3. Schoon je data op vóór de verhuizing. Denk aan dubbele klanten, oude artikelen en codes die in elke sheet anders zijn. Wij treffen vaak artikelen aan die ooit uit een leveranciersbestand zijn ingelezen, maar nooit zijn verkocht. Ook zien we verouderde producten of artikelen met een opvolger. We kijken meestal of er de afgelopen 3 jaar iets van het product is verkocht. Zo niet, dan blokkeren we het artikel, zodat het niet meer zichtbaar is. Hetzelfde doen we voor debiteuren en crediteuren zonder boekingen in de afgelopen jaren. Na 7 jaar, wanneer de bewaarplicht is verstreken, verwijderen we gegevens alleen als jij dat wilt.

4. Verhuis je data en test met echte transacties. Zet de opgeschoonde gegevens over en loop daarna complete voorbeelden door. Maak een order aan, lever hem uit, maak de factuur en controleer de voorraadmutatie. Klopt de hele keten? Dan kun je beoordelen of het ERP jouw werk goed ondersteunt.

5. Train per rol en wijs sleutelgebruikers aan. Een magazijnmedewerker heeft weinig aan uitleg over het grootboek. De boekhouder hoeft op zijn beurt geen pickroute te kennen. Train daarom per rol, op de taken die iemand dagelijks doet. Wijs per afdeling een sleutelgebruiker aan die het systeem goed kent en collega’s helpt. Zo komen niet alle vragen bij één persoon terecht.

6. Ga live en richt de eerste weken in. Plan vaste controlemomenten, bijvoorbeeld een korte weekcheck op orders, voorraad en facturen. Zorg voor één plek waar vragen binnenkomen, zodat je ziet wat vaker terugkomt. Spreek ook duidelijk af wanneer de oude sheets dichtgaan. Dan weet iedereen vanaf welk moment het nieuwe systeem leidend is.

Ook in onze begeleiding bekijken we eerst hoe je bedrijf werkt, voordat we een oplossing voorstellen. Medewerkers worden tijdens de implementatie getraind en actief betrokken. Na de livegang halen we feedback op de werkvloer op en blijft ondersteuning beschikbaar voor vragen en verbeteringen.

Waar de overstap in de praktijk vastloopt

Eerlijk is eerlijk: een overstap geeft tijdelijk extra werk en onrust. Je team doet het gewone werk en leert tegelijk een nieuw systeem kennen. Dat hoort erbij, maar niet elke hobbel is onvermijdelijk. Let vooral op deze valkuilen:

• Oude werkwijzen nabouwen: wil je elke Excel-gewoonte terugzien in het ERP, dan bouw je de oude omwegen opnieuw. Vraag bij elk proces waarom je het zo doet. Kijk daarna hoe het nieuwe systeem dat werk ondersteunt.

• Te laat opschonen: vervuilde data neem je mee naar het nieuwe systeem, met alle fouten erbij. Achteraf rechtzetten kost meer moeite dan vooraf opruimen. Plan het opschonen dus echt in, en niet pas als de verhuizing al loopt.

• Te veel maatwerk: elke aanpassing kost tijd bij de inrichting en vraagt aandacht bij updates. Begin met de standaard. Kies alleen maatwerk als het echt iets oplevert voor je werk.

• Eén overbelaste sleutelgebruiker: moet één collega alles naast zijn dagelijkse werk regelen, dan loopt de planning vast. Geef die collega tijd en verdeel de taken over meer mensen.

• Oude sheets te lang laten draaien: zolang de sheet blijft bestaan, voelt het ERP als een keuze. Collega’s blijven dan op twee plekken werken. Houd daarom vast aan de afgesproken stopdatum.

• Weerstand negeren: wie niet betrokken wordt, zoekt zijn eigen omweg. Laat medewerkers al tijdens de inrichting meedenken en oefenen. Dan begrijpen ze wat er verandert en waarom.

Twijfel je welke valkuil bij jouw bedrijf de meeste aandacht verdient? Bespreek dat vooraf met je implementatiepartner, zodat je er rekening mee kunt houden.

Of je losse systemen nog werken, is dus niet de echte vraag. Het gaat erom hoeveel moeite het jou en je team kost om ze werkend te houden. Die moeite zie je zelden op de balans.

Teken daarom deze week met je team op één A4 hoe één order door je bedrijf loopt, van de eerste mail tot de betaling, en markeer elke plek waar iemand iets overtypt of in een ander systeem nakijkt.

Veelgestelde vragen over de overstap naar één ERP-systeem

Lees ook

• Procesoptimalisatie in de groothandel: waar begin je als je veel handmatig werk doet?
• Wat is het verschil tussen ERP en wms software?