Procesoptimalisatie begint vaak op een herkenbaar moment. Een order komt binnen per mail, een andere klant belt zijn bestelling door en iemand tikt beide opnieuw in het ERP-systeem of in Excel. Ondertussen wijkt de voorraad in het magazijn af van wat het systeem zegt en gaat elke inkoopfactuur handmatig langs de controle. Herkenbaar? Dan staat dit onderwerp bij jou waarschijnlijk al een tijdje op de agenda.
De reflex is vaak: we hebben nieuwe software nodig, of meer automatisering. Begrijpelijk, maar meestal te vroeg. Tijd winnen en fouten voorkomen begint met begrijpen wat er nu gebeurt en waarom medewerkers zo werken.
Waar begin je als er veel handmatig werk is? Wij houden een vaste volgorde aan: eerst begrijpen, dan kiezen, dan inrichten. Die volgorde voorkomt dat je bestaande problemen alleen sneller door het systeem laat lopen.
Waarom automatiseren voordat je het proces begrijpt je handmatige werk alleen sneller maakt
Een nieuw ERP-systeem voelt als een snelle oplossing voor al dat overtikken. Toch zit daar een valkuil. Een proces dat in de loop der jaren is gegroeid, met omwegen en uitzonderingen, wordt niet beter door het alleen te digitaliseren. Het gaat sneller, maar wordt lastiger te corrigeren.
Handmatig werk is in een groothandel vaak een symptoom, niet de oorzaak. Daaronder zit meestal iets anders:
-
Ontbrekende stamdata: artikelgegevens, eenheden of leveranciersinformatie zijn niet volledig in het systeem opgenomen.
-
Uitzonderingen per klant: afwijkende prijzen, kortingen of leverafspraken zorgen voor losse werkwijzen.
-
Kennis in hoofden: werkafspraken kent alleen die ene collega die al jaren weet hoe het moet.
Neem klantspecifieke prijsafspraken die nu in een Excel-lijst staan. Bouw je die één op één na in het ERP, dan neem je mogelijk ook verouderde afspraken, dubbele regels en losse uitzonderingen mee. De fouten zitten dan niet meer in Excel, maar in je orders en facturen.
Breng je eerst structuur aan, bijvoorbeeld met prijsgroepen, dan beheer je minder regels. Ook verstuur je minder verkeerde facturen. Dat is waar procesoptimalisatie tijd oplevert: niet door fouten sneller te verwerken, maar door ze eerder te voorkomen.
De eerste stap is dus simpel, maar belangrijk: begrijp hoe het werk nu echt loopt.
Zo breng je in kaart waar handmatig werk ontstaat: meelopen, vragen en tellen
Begrijpen begint op de werkvloer, niet achter je bureau. Je wilt zien hoe het werk in de praktijk loopt, inclusief alle omwegen die in geen enkele werkinstructie staan. Dat doe je in drie stappen:
-
Meelopen: volg één order van aanvraag tot betaling. Kijk bij inkoop, ontvangst, opslag, picken, verzenden en facturatie wie wat doet. Let vooral op momenten waarop iemand een papiertje, Excel-bestand of tweede scherm nodig heeft.
-
Vragen: vraag medewerkers waar ze zelf omheen werken. Een eigen lijstje naast het systeem of een briefje bij de printer vertelt vaak meer dan de officiële werkwijze.
-
Tellen: noteer waar gegevens dubbel worden ingevoerd, gecontroleerd of aangepast. Dan zie je niet alleen waar het wringt, maar ook hoeveel tijd het kost.
In een groothandel zie je deze signalen vaak terug:
-
Overtypen tussen systemen: iemand voert orders uit de mail of de webshop opnieuw in.
-
Telefonische orderwijzigingen: de aanpassing komt niet in het systeem, waardoor de picker met een oude lijst loopt.
-
Handmatige voorraadcorrecties: de telling in het magazijn klopt niet met wat het systeem aangeeft.
-
Retouren en creditnota’s: die zijn vaak het gevolg van fouten die eerder in het proces zijn ontstaan.
Houd per knelpunt twee weken een simpele turflijst bij. Noteer hoe vaak het voorkomt en hoeveel tijd het kost. Dat hoeft niet ingewikkeld te zijn, zolang je maar een eerlijk beeld krijgt.
Een rekenvoorbeeld met aannames: stel dat iemand 30 orders per dag overtypt en daar 3 minuten per order over doet. Dan gaat er 1,5 uur per dag naartoe. De typefouten die later een creditnota opleveren, tellen daar nog niet eens in mee.
Zo maak je zichtbaar waar de grootste verspilling zit. Niet op gevoel, maar op basis van wat medewerkers elke dag doen.
Welk handmatig proces pak je als eerste aan? Een prioriteringsmodel voor mkb-groothandels
Je lijst met knelpunten is waarschijnlijk langer dan je had verwacht. Alles tegelijk aanpakken werkt niet. Het zorgt vooral voor onrust, extra werk en half afgemaakte verbeteringen.
Geef daarom elk knelpunt per criterium een score: laag, middel of hoog.
-
Frequentie en tijd: hoe vaak gebeurt het en hoeveel minuten kost het per keer?
-
Foutgevoeligheid: wat gaat er mis, en merkt de klant dat?
-
Afhankelijkheid van één persoon: ligt het werk stil als die ene collega ziek is of vrij heeft?
-
Haalbaarheid: kan het ERP dit al, of vraagt het veel maatwerk?
De keuze is dan eenvoudig: pak eerst het proces aan dat hoog scoort op frequentie, foutgevoeligheid en afhankelijkheid van één persoon, mits het haalbaar is binnen het ERP. Vraagt het vooral maatwerk, dan kies je het volgende proces op je lijst.
Orderinvoer laat zien hoe dat uitpakt. Een maandelijkse rapportage die een middag kost valt meer op, maar orderinvoer gebeurt elke dag en een typefout leidt al snel tot een verkeerde levering, retour of creditnota. Daarmee scoort orderinvoer hoger en gaat het voor.
Soms moet je eerst iets anders regelen. Vervuilde artikel- of klantdata, zoals dubbele artikelen of oude prijsafspraken, maken automatisering onbetrouwbaar. Ruim dat eerst op en spreek af wie de data bijhoudt. Anders automatiseer je de fouten gewoon mee.
Procesoptimalisatie draait dus niet om het grootste project kiezen. Het gaat om een eerste verbetering die merkbaar tijd bespaart, fouten beperkt en medewerkers lucht geeft in hun werkdag.
Hoe je een geprioriteerd proces in het ERP inricht zonder je bedrijf te verbouwen rond de software
Het proces is gekozen. Nu richt je het in, zonder dat de software gaat bepalen hoe je werkt. Een ERP-systeem moet je werkwijze ondersteunen, niet onnodig ingewikkeld maken.
Pak dat in drie stappen aan:
-
Leg het gewenste proces vast: beschrijf op één A4 hoe het straks moet lopen. Wie doet wat, met welke gegevens en waar zit de controle? Zo praat je eerst over de werkwijze, niet over schermen.
-
Toets aan de standaard: bekijk welke stappen het ERP-systeem standaard al dekt. Kies alleen voor maatwerk of een afwijkende afspraak als de standaard echt tekortschiet. Elke afwijking moet je later namelijk blijven onderhouden.
-
Voer stap voor stap in: begin met één orderstroom of één magazijnzone, bijvoorbeeld met handscanners in het magazijn, samen met de mensen die dit werk elke dag doen. Zo blijft de verandering overzichtelijk en kun je sneller bijsturen.
Bij de tweede stap helpt één vraag: is dit een uitzondering die echt iets oplevert, of is het een gewoonte? Een vaste leverafspraak met een sleutelklant houd je. Een extra controlelijst die ooit na één fout is ontstaan, kan vaak weg. Elke gewoonte die verdwijnt, scheelt handwerk en een kans op fouten.
Laat orderpickers, inkopers en de administratie zelf testen met echte orders. Zij zien snel waar een stap ontbreekt, onduidelijk is of te veel klikken kost. Hun kennis is nodig om te voorkomen dat een nieuw proces op papier klopt, maar op de werkvloer vastloopt.
Pas als zij akkoord geven, ga je live. Zo blijft de werkvloer aan het stuur, en niet het systeem.
Wie in een groothandel veel handmatig werk ziet, wil vaak meteen software kiezen. Toch zit de winst meestal eerder in het scherp krijgen van het proces. Procesoptimalisatie begint bij begrijpen hoe je eigen bedrijf werkt. Pas daarna wordt ERP-functionaliteit echt nuttig, omdat je weet welk probleem je ermee oplost: minder overtypen, minder correcties en minder verkeerde facturen.
Kies deze week één gewone order en volg die van aanvraag tot betaling. Schrijf elke handeling op die iemand met de hand doet, ook als die klein lijkt. Want juist in die kleine handelingen verdwijnen vaak ongemerkt de meeste tijd en de meeste marge. Wil je daarna zien hoe dat proces er in de software uitziet? Vraag dan een demo op maat aan.