Het eerste gesprek over een nieuw ERP-pakket begint vaak met een functielijst. Of je vraagt meteen om een demo. Soms noem je het pakket dat een collega-bedrijf gebruikt: zou dat ook bij jou passen? Begrijpelijk. Als je nieuwe software gaat kiezen, wil je zien wat er mogelijk is.
Toch remmen we dan bewust af. Ons standpunt: wie bij de software begint, maakt de duurste denkfout bij het kiezen van een ERP-pakket. We zeggen dat vanuit meer dan 20 jaar ervaring in bedrijfsautomatisering voor het mkb.
Waarom beginnen bij functielijsten je zoektocht op het verkeerde spoor zet
Een functielijst laat zien wat een pakket kan. Hij zegt niets over wat jouw medewerkers nodig hebben. Dat lijkt een klein verschil, maar het stuurt je hele zoektocht.
Met een demo gaat het net zo. Je ziet een order die soepel van offerte naar factuur loopt, zonder één hapering. Je ziet niet de omweg van je inkoper, omdat een levertijd nergens goed staat. Ook de dubbele invoer tussen webshop en administratie blijft buiten beeld. Net als het Excel-lijstje dat je magazijn bijhoudt “voor de zekerheid”.
Wat gebeurt er dan? Je vergelijkt pakketten op kenmerken die er voor jouw bedrijf niet toe doen. Het pakket met de langste lijst of de mooiste schermen wint. Het echte knelpunt verhuist ondertussen gewoon mee, alleen zit het nu in nieuwe software.
Daarom vinden wij dit de duurste denkfout. Niet alleen de aanschaf telt, maar vooral wat daarna komt:
- Aanpassingen achteraf: maatwerk om het pakket alsnog te laten passen bij hoe jullie werken.
- Omwegen: medewerkers die hun oude lijstjes blijven gebruiken naast het nieuwe systeem.
- Ontbrekend draagvlak: wie nooit gevraagd is wat er knelt, gebruikt de software maar half.
Een nuttige eerste stap kun je zelf zetten. Vraag je medewerkers welke handeling of welk lijstje ze morgen het liefst kwijt willen. Leg hun antwoorden naast elke functielijst die je krijgt. Een functie die geen van die knelpunten oplost, mag je gerust als bijzaak behandelen.
Hoe een goede kennismaking verloopt: eerst de werkvloer, dan het pakket
Hoe pakken wij een eerste kennismaking dan aan? We beginnen bij de route die het werk nu aflegt, niet bij een pakket. Ons traject start met een telefonisch gesprek. Eerst maken we kennis, inventariseren we je bedrijfsprocessen en het aantal betrokken medewerkers en geven we een globale kostenindicatie.
Bij die inventarisatie staan drie dingen centraal:
-
De route van een order: hoe loopt een order, opdracht of factuur door je bedrijf, van binnenkomst tot betaling? Juist bij de overdracht tussen collega’s kunnen knelpunten zitten.
-
De mensen op de werkvloer: niet alleen het beeld van de directie telt. Ook de mensen die dagelijks met het systeem werken, moeten betrokken zijn. Denk aan de orderpicker, de inkoper en degene die de administratie doet.
-
Waar informatie blijft hangen: waar worden gegevens twee keer ingevoerd? En waar wacht een collega op een mailtje of een briefje voordat het werk verder kan?
Het werk van die medewerkers vormt de toets: helpt een oplossing hen verder, of komt er vooral een extra handeling bij?
Pas als het beeld helder is, kijken we of er een oplossing past, en welke. Eerst begrijpen, dan adviseren. Daarna presenteren we de oplossing, bij je op locatie of via Microsoft Teams. Vervolgens maken we een offerte met concrete planning.
Een nieuw pakket hoeft niet altijd de uitkomst te zijn. Werk je al met KING ERP? Dan kunnen functies onbenut blijven door personeelswisselingen, software-updates of nieuwe modules. Met ons jaarlijkse inventarisatiegesprek brengen we in kaart hoe je KING ERP nu inzet en waar verbeterpunten liggen. Dat geeft een basis om te beoordelen of je huidige inrichting nog voldoende mogelijkheden biedt.
Werk je met een ander systeem? Dan blijft hetzelfde keuzecriterium gelden: stel eerst vast wat ontbreekt, voordat je vervangen als uitgangspunt neemt.
Maar je wilt toch weten wat een pakket kan?
Eerlijk is eerlijk: dit bezwaar is terecht. Je staat voor een flinke investering en wilt weten wat er op de markt is. Een demo geeft houvast. Je ziet hoe een scherm eruitziet en hoe een order door het systeem loopt. Soms ontdek je een mogelijkheid waar je zelf nooit aan had gedacht.
Functionaliteit doet er dus wel degelijk toe. Een pakket dat geen partijen kan registreren, valt af als jij die registratie nodig hebt voor traceerbaarheid. Daar helpt geen goed gesprek tegen.
De vraag is daarom niet óf je naar software kijkt, maar wanneer. Bekijk je een demo zonder je eigen knelpunten te kennen? Dan kijk je als toerist: alles ziet er mooi uit. Ken je die knelpunten wel, dan kijk je als inspecteur.
Dat verschil hoor je terug in de vragen die je stelt:
- Zonder voorbereiding: “Kan het pakket voorraad bijhouden?”
- Met voorbereiding: “Laat eens zien wat er gebeurt als een webshopbestelling binnenkomt voor een artikel dat op twee locaties ligt.”
Die tweede vraag kan een leverancier niet afdoen met een standaardverhaal. Hij moet laten zien hoe het werkt in jouw situatie. Je toetst dan niet alleen of een functie bestaat, maar ook of die jouw werk ondersteunt. Zo wordt een demo een test, en geen showroom.
Onze conclusie: een goede ERP-keuze begint bij de dagelijkse knelpunten van je medewerkers, niet bij de software.
Om die knelpunten te vinden, heb je nog geen adviseur nodig. Met deze drie vragen kom je zelf al een heel eind:
-
Dubbele invoer: waar voeren medewerkers dezelfde gegevens meerdere keren in? Deze vraag maakt zichtbaar waar overtypen tijd kost en fouten kan veroorzaken.
-
Vastlopend werk: op welk moment in de week loopt het werk het vaakst vast, en bij wie? Zo vind je wat het werk echt ophoudt, in plaats van alleen het probleem waar het hardst over wordt geklaagd.
-
Verborgen informatie: welke informatie moet je nu bij een collega navragen, omdat je die niet zelf kunt vinden? Daarmee ontdek je welke kennis vastzit in iemands hoofd, een mailbox of een los Excel-lijstje.
Stel deze vragen vóór je een demo plant aan een paar medewerkers uit het magazijn, de inkoop en de administratie, en neem hun antwoorden mee.
Veelgestelde vragen over het kiezen van een ERP-pakket
Waar begin je als je een ERP-pakket wilt kiezen?
Een ERP-pakket kiezen begint volgens ons bij je bedrijfsprocessen en de knelpunten van je medewerkers. Breng in kaart hoe een order door je bedrijf loopt, waar gegevens dubbel worden ingevoerd en waar werk blijft liggen. Daarmee bepaal je welke functies echt nodig zijn.
Waarom kun je beter niet beginnen met een ERP-demo?
Een ERP-demo zonder voorbereiding laat vooral zien wat de software kan, niet of die jouw problemen oplost. Wij adviseren om eerst je belangrijkste knelpunten te verzamelen en die tijdens de demo te laten toetsen. Mooie schermen zijn prettig, maar je werk moet er beter van worden.
Wie moet je betrekken bij het kiezen van ERP-software?
Bij het kiezen van ERP-software betrek je naast de directie ook de medewerkers die dagelijks met het systeem werken. Denk aan je inkoper, orderpicker en administratief medewerker. Vraag welke omwegen en losse lijstjes zij het liefst kwijt willen.
Wanneer is een nieuw ERP-pakket echt nodig?
Een nieuw ERP-pakket komt pas in beeld als duidelijk is wat je huidige systeem onvoldoende ondersteunt. Wij vinden dat je eerst moet nagaan of bestaande functies of een andere inrichting de knelpunten kunnen oplossen. Bij KING ERP kunnen bijvoorbeeld mogelijkheden onbenut blijven door personeelswisselingen, updates of nieuwe modules.
Hoe vergelijk je ERP-pakketten op een praktische manier?
ERP-pakketten vergelijk je door leveranciers dezelfde herkenbare werksituaties uit jouw bedrijf te laten demonstreren. Vraag niet alleen of voorraadbeheer mogelijk is, maar laat zien welke voorraadhandeling bij jou vastloopt. Zo toets je of een pakket het dagelijkse werk ondersteunt, in plaats van alleen functies af te vinken.
Hoe helpt KING Expert Center – Plus Business Software bij het kiezen van een ERP-oplossing?
KING Expert Center – Plus Business Software begint het advies over een ERP-oplossing met een telefonisch gesprek: eerst een kennismaking met een globale kostenindicatie, daarna een inventarisatie van bedrijfsprocessen en betrokken medewerkers. Op basis daarvan beoordeelt het bedrijf welke oplossing binnen KING ERP past. Het bedrijf verzorgt ook de implementatie, training en ondersteuning.