Het is dinsdagochtend en je picker loopt met een papieren pickbon naar stelling B4. Daar hoort het artikel te liggen, maar het vak is leeg. Even zoeken in het magazijn levert niets op. De order vertrekt zonder dat artikel, of met een alternatief. Ondertussen ligt het product gewoon ergens anders.
Je klant moet langer wachten of krijgt iets anders dan besteld. Voor jou betekent het extra werk: zoeken, nabellen en soms een tweede zending.
Hoe werk je als klein mkb-bedrijf met scanners, en waar begin je? We nemen je stap voor stap mee.
Wat een handscanner verandert in een klein magazijn
Bij werken op papier zit veel magazijnkennis in het hoofd van je mensen. Met een handscanner leg je goederenstromen vast in het systeem. Je scant goederen bij binnenkomst en vertrek, waarna de voorraad direct wordt bijgewerkt. Zo zie je de actuele voorraad, niet de stand van gisteren.
Dat helpt ook bij het inkopen. Besteladviezen kunnen rekening houden met onder meer de omloopsnelheid en levertijden van je artikelen. Je bestelt op basis van wat er ligt en hoe snel het wordt verkocht.
Bij het picken stuurt de scanner de medewerker naar de juiste locatie. Daarna volgt een controle op:
- Locatie: staat de picker bij het goede vak?
- Artikel: past de EAN-code, de barcode van het artikel, bij de orderregel?
- Aantal: klopt het aantal dat de medewerker pakt?
Die extra controle zou fouten en zoekwerk moeten verminderen. Ligt een artikel niet waar het hoort? Dan merk je dat tijdens het verzamelen, niet pas wanneer de klant belt.
We zijn er eerlijk over: in sommige branches en bedrijven werkt papier gewoon goed. Dan levert een scanner weinig op. Dat is alleen bijna nooit het geval.
De apps zijn ook bruikbaar voor tijdelijke krachten. Het systeem wijst de weg, zodat niet alles afhangt van het geheugen van een ervaren collega.
Van ontvangst tot orderpicken: zo bouw je het scannen op
Je hoeft niet meteen in het hele magazijn met scanners te werken. Zo raakt je team vertrouwd met de scanner, terwijl de orders blijven lopen. Dat doe je in vier stappen:
-
Begin met goederenontvangst of inventariseren. Dit zijn eenvoudige handelingen, dus een medewerker kan direct aan de slag. Bij ontvangst koppel je de levering aan de leverancier en bestelling en druk je etiketten af. Bij inventariseren tel je zonder papieren lijsten en corrigeer je de voorraad direct in het systeem.
-
Maak tellen een vaste gewoonte. Wij adviseren om de hardlopers elke week een half uurtje steekproefsgewijs te tellen. Merk je tussendoor dat de voorraad niet klopt? Dan pas je die direct aan via de inventarisatie-app. Zo houd je de voorraad betrouwbaar voordat je ermee gaat picken.
-
Start daarna met orderpicken. Laat de scanner in het begin naast een papieren bon meelopen, voor de zekerheid. Deze stap vraagt meer voorbereiding in het systeem. Artikelen moeten bijvoorbeeld aan vaste locaties gekoppeld zijn, zodat de scanner de juiste plek kan aanwijzen. Daarom duurt dit onderdeel iets langer.
-
Breid uit met verplaatsen. Denk aan het aanvullen van de grijpvoorraad vanuit de bulklocatie, waar je grotere voorraden bewaart. Ook het ordenen van locaties hoort hierbij. Door verplaatsingen vast te leggen, blijft de indeling in het systeem aansluiten op de stellingen.
Binnen twee of drie dagen moet er gewoon volop met de scanner gewerkt kunnen worden. Wanneer kan de papieren bon weg? Controleer of medewerkers alle benodigde informatie en controles in de app hebben. Alleen dezelfde uitkomst op papier en scanner is daarvoor niet genoeg.
Met KING WMS werken de apps direct samen met KING ERP. Ontvangsten, tellingen, orderpicken en verplaatsingen sluiten daardoor aan op dezelfde voorraadgegevens.
Waar het misgaat: vervuilde artikeldata en twijfel op de werkvloer
Een scanner werkt met de informatie die je erin stopt. Kloppen je gegevens niet, of begrijpt je team de nieuwe werkwijze niet? Dan blijft het zoeken en twijfelen.
Vervuilde artikeldata
In veel systemen staan artikelen die ooit van een leverancier zijn ingelezen, maar nooit zijn verkocht. Soms is de informatie verouderd of is er inmiddels een vervangend product. De scanner kan niet weten dat die gegevens niet meer kloppen. Ruim ze daarom op voordat je begint, anders verplaats je de onduidelijkheid alleen van papier naar een scherm. Kijk per artikel of het de afgelopen jaren is verkocht, meestal over de laatste 3 jaar. Is dat niet zo, blokkeer het dan. Het blijft bewaard, maar is niet meer zichtbaar.
Controleer vervolgens de locaties. Heeft ieder artikel een duidelijke plek? En komt de plek in het systeem overeen met de stelling? Loop dit na voor de artikelen waarmee je wilt beginnen. Je hoeft niet meteen het hele magazijn onder handen te nemen.
Ervaren medewerkers die alles uit hun hoofd weten
Een ervaren picker kent het magazijn op zijn duimpje. Een scanner kan dan voelen als een extra handeling. Betrek deze medewerker daarom vroeg bij de voorbereiding en laat hem meedenken over de inrichting van de locaties. Zijn kennis van het magazijn is daarbij juist waardevol.
Leg ook uit wat de scanner wel en niet doet. Hij vervangt de kennis van je medewerker niet, maar voegt een controle toe.
Wij betrekken medewerkers tijdens de implementatie en trainen hen voor de ingebruikname. Na de start halen we feedback op de werkvloer op. Zo krijgen vragen over het dagelijkse werk ook aandacht.
Voor een klein mkb-bedrijf hoeft scannen geen groot project te zijn. Begin klein, zorg dat je gegevens kloppen en betrek je mensen vanaf het begin. Werk je met 1 of 2 personen en houd je goed overzicht over opdrachten en producten? Dan is een ERP met scanners vaak nog niet nodig. Even overleggen werkt dan meestal prima.
Wil je beginnen, kies dan vandaag één handeling, zoals goederenontvangst of een wekelijkse telling van je hardlopers. Controleer of de artikelen en locaties daarvoor kloppen. Daarmee zie je waar je eerst moet opruimen.
Wil je laten meekijken naar jouw magazijnproces, dan kunnen we gratis en vrijblijvend een businesscase uitwerken met een demo-omgeving waarin je jouw eigen processen terugziet, inclusief planning en kosten. Twijfel je of een ERP wel past bij een klein team, lees dan waarom magazijnautomatisering juist voor kleine groothandels veel oplevert.