Een medewerker in een kleine groothandel pakt een order en loopt naar het schap. Het artikel ligt er niet, terwijl het systeem nog genoeg voorraad aangeeft. Na flink zoeken duikt de doos op, ‘ergens achterin’, naast een pallet die nog niet is weggezet. Herken je dit? Dan ligt het probleem vaak niet bij de mensen, maar bij de inrichting van je magazijn.
Dat speelt nu sterker dan een paar jaar geleden. Steeds meer magazijnen werken met locatiecodes, handscanners en een warehousemanagementsysteem (WMS), een systeem dat je magazijnwerk ondersteunt. Klanten verwachten daarnaast actuele voorraadinformatie, bijvoorbeeld in je webshop. Klopt die niet, dan verkoop je iets wat je niet hebt, of mis je een verkoop terwijl het product op de plank ligt.
Een magazijn dat klopt, levert minder zoekwerk, minder misgrepen en minder ‘nee-verkoop’ op. Ook kun je weer vertrouwen op je besteladviezen. Wil je je magazijn inrichten met die basis op orde? Hieronder lees je hoe je dat stap voor stap aanpakt, ook als je zonder systeem begint.
Een locatiesysteem bedenken dat iedereen begrijpt
Begin bij één vraag: waar ligt alles? Een goede locatiecode geeft antwoord zonder dat iemand iets hoeft uit te leggen. Bouw de code op van groot naar klein: gang, stelling, niveau, vak. A-03-2-B betekent dan gang A, stelling 3, tweede niveau, vak B.
Test je code met een simpele vraag. Vindt een tijdelijke kracht op zijn eerste dag het artikel zonder iemand te roepen? Zo niet, dan is de code te slim bedacht. Heb je al een eigen systeem, leg het dan langs dezelfde toets.
Daarna maak je onderscheid tussen twee soorten locaties:
- Grijplocaties: de vakken waaruit je pickt, met een beperkte hoeveelheid per artikel.
- Bulklocaties: de plekken voor reservevoorraad, vaak hoger of verder weg. Van hieruit vul je de grijplocaties aan.
In KING ERP kun je meerdere magazijnen met locaties vastleggen en artikelen aan specifieke locaties koppelen.
Snellopers zet je dicht bij de uitgifte en op grijphoogte. Dat scheelt loopwerk en bukken bij de artikelen die je het vaakst pakt. Laat ook ruimte voor groei. Nummer stellingen met twee cijfers en houd codes vrij, zodat een nieuwe stelling erbij past zonder alles om te nummeren.
Elke locatie krijgt een label met de code in grote letters én een barcode. Zo kan een medewerker de code lezen en kan de handscanner hem scannen.
Wat je registreert bij binnenkomst, verplaatsen en vertrek
Een vaste plek voor elk artikel is pas de helft van het werk. De voorraad klopt alleen realtime als je elke beweging vastlegt zodra hij gebeurt. Dus niet pas aan het eind van de dag. Met handscanners verwerk je die bewegingen direct in het systeem. Werk je zonder systeem? Begin dan met vaste formulieren en picklijsten in locatievolgorde.
Leg de goederenstroom vast in vier stappen:
-
Ontvangen: je koppelt de ontvangst aan de leverancier en de bestelling. Daarna controleer je artikelnummer en aantallen, plakt zo nodig een etiket en zet de goederen op een vaste locatie. Zo weet je wat er binnen is en waar het ligt. Spreek vooraf af wie een levering wegzet, zodat geen pallet ‘even’ in het gangpad blijft staan.
-
Verplaatsen: je vult grijplocaties aan vanuit bulk en legt elke verplaatsing vast. Sla je dat over, dan staat de voorraad in het systeem nog op de bulklocatie. De dozen liggen ondertussen al in het pickvak.
-
Orderpicken: je bevestigt locatie en artikel door te scannen, voert de aantallen in en volgt een logische looproute. Zo help je misgrepen voorkomen en loop je niet onnodig heen en weer.
-
Verzenden: je maakt de pakbon en het verzendetiket. Zorg dat ook de uitgaande voorraad in het systeem wordt verwerkt. Anders zijn de dozen onderweg, maar staan de artikelen administratief nog op de plank.
Een WMS kan bij het scannen meteen controleren of de gegevens kloppen. KING WMS controleert bijvoorbeeld automatisch het artikelnummer, de aantallen en de magazijnlocatie. Pakt een picker het verkeerde artikel, dan ziet hij dat voordat de doos dichtgaat.
Op papier werkt dezelfde volgorde, alleen ligt de controle dan bij de medewerker. Dat kan prima, zolang iedereen dezelfde stappen op het juiste moment zet.
Waarom de voorraad in het systeem toch gaat afwijken van de planken
Ook een goed ingericht magazijn kan na verloop van tijd scheeflopen, meestal door kleine afwijkingen die zich ongemerkt opstapelen. Naast de afspraken bij de goederenstroom verdienen twee valkuilen extra aandacht:
-
Snel even iets pakken: een collega haalt een artikel voor een monster of een spoedklant en scant niets. Spreek af dat niets het magazijn verlaat zonder registratie, ook niet ‘even snel’.
-
Vervuilde artikeldata: artikelen zijn ooit van een leverancier ingelezen maar nooit verkocht, of vervangen door een ander product. Ze vervuilen zoeklijsten en tellingen. Wij kijken hiervoor naar de verkoop in de afgelopen jaren, meestal 3 jaar. Is er niets verkocht, dan blokkeren we het artikel. Zo verdwijnt het uit beeld zonder het meteen te verwijderen.
Tellen is je vangnet. Eén grote jaartelling kan het werk stilleggen en laat pas achteraf zien wat er misging. Steekproefsgewijs tellen, ook wel cycle count genoemd, past beter in een gewone werkweek. Je kunt ook per leverancier of in locatievolgorde tellen.
Wij adviseren om de hardlopers elke week een half uurtje te tellen. Daar zit veel beweging, dus daar wil je afwijkingen snel opmerken.
Zie je tijdens het tellen of picken dat de voorraad niet klopt? Boek de correctie dan meteen. Met de Inventariseren-app kun je de voorraad direct aanpassen. Zo werk je met een actuele voorraad voor je besteladviezen en beperk je het risico dat je te veel of te laat bestelt.
Een magazijn blijft kloppen als elke goederenbeweging een vaste plek en een vast registratiemoment heeft. Dat vraagt vooral om discipline in de werkwijze. Een scanner helpt, maar vervangt die afspraken niet.
Begin daarom vandaag met pen en papier. Loop door je magazijn, teken de gangen en stellingen en kies de opbouw van je locatiecode. Die schets vormt je basis, nog voordat je een scanner of systeem kiest. Wil je daarna weten hoe dit in één systeem met handscanners en realtime voorraad werkt, dan kun je met ons bij King Expert Center sparren over wat bij jouw werkwijze past.