Maandagochtend bij jouw groothandel. De weekendorders rollen uit de printer en belanden naast de magazijndeur. Een medewerker pakt een pickbon en een pen en loopt de stellingen langs. Wat ontbreekt, krijgt een kruisje. Wat ergens anders ligt, vindt hij na wat zoeken alsnog. Magazijnautomatisering lijkt op zo’n ochtend misschien iets voor later.
Op kantoor vertelt het systeem ondertussen een ander verhaal. Volgens het scherm is er voorraad, maar het vak is leeg. Of andersom. Iedereen kent het verschil tussen de voorraad op het scherm en die in de stelling.
Dan komen de handscanners. Ontvangsten, verplaatsingen en gepickte artikelen worden direct vastgelegd. Je opent je scherm en ziet wat er werkelijk op voorraad is, in plaats van wat er vorige week ongeveer lag.
Wij vinden dat magazijnautomatisering geen speelgoed is voor grote distributiecentra met robots en lopende banden. Juist kleine groothandels hebben er volgens ons het meeste aan.
Waarom een fout op de pickbon in een klein magazijn harder aankomt
Grote distributiecentra hebben doorgaans meer buffers in mensen, ruimte en klanten om een fout op te vangen. Bij een kleine groothandel zijn die buffers meestal beperkt. Zoeken, herstellen en opnieuw versturen komen al snel bij dezelfde mensen terecht.
Bij onze klanten zien we vaak dezelfde fout: een product ligt niet waar de picker het verwacht. Eerst kost dat extra werk, want hij gaat zoeken. Vindt hij het niet, dan vertrekt de order zonder dat artikel, of met een alternatief. Het product ligt ondertussen gewoon ergens anders in het magazijn. Je klant moet langer wachten of krijgt iets anders dan hij bestelde.
Een voorbeeld maakt die impact duidelijk. Stel dat je per week vijf orders opnieuw moet versturen. Elke herstelactie kost een half uur aan zoeken, bellen en opnieuw inpakken. Dan ben je wekelijks tweeënhalf uur kwijt, plus de extra verzendkosten. In een team van vier mensen voel je dat meteen. En een klant die twee keer een verkeerde levering krijgt? Die belt de derde keer misschien een concurrent.
Daarom kan magazijnautomatisering in een kleine groothandel naar verhouding veel opleveren. Scant je medewerker elke ontvangst, verplaatsing en pick, dan wordt de voorraad direct bijgewerkt. Je ziet waar een artikel ligt en hoeveel er nog zijn. Dat helpt je om een klant een antwoord te geven waarop hij kan vertrouwen.
Wat Cainiao in Hellevoetsluis bouwt, hoef jij niet te bouwen
Toch schrikken veel kleine groothandels terug voor automatisering. Dat komt ook door het beeld dat ze erbij hebben. Denk aan de uitbreiding van Cainiao in Hellevoetsluis: een groot distributiecentrum met robots en lopende banden. Indrukwekkend, maar voor een magazijn met een paar stellingrijen voelt zoiets ver weg.
Dat beeld zet je op het verkeerde been. Automatisering voor een kleine groothandel begint vaak met drie veel eenvoudiger onderdelen:
- Barcodes: op je producten en locaties, zodat elk vak een vast adres krijgt.
- Handscanners: daarmee bevestigen je medewerkers de handelingen in het magazijn.
- Een ERP dat meteen meeschrijft: dit centrale bedrijfssysteem werkt bij elke scan de voorraad bij.
Een robotarm of transportband is daarvoor niet nodig. Het gaat erom dat je systeem weet wat waar ligt. En dat een medewerker die informatie ook kan vinden.
Je hoeft niet alles tegelijk om te gooien. Wij adviseren meestal om te beginnen met de goederenontvangst of een inventarisatie. Dat zijn eenvoudige handelingen, waardoor een medewerker direct met de scanner kan beginnen. Zo leert je team de werkwijze kennen terwijl het dagelijkse werk doorgaat.
Ook het orderpicken starten we vaak direct op, eerst naast de papieren pickbon voor de zekerheid. In het orderpick proces spelen meer voorwaarden mee, vooral aan de inrichting van het ERP systeem. Dat vraagt daarom wat meer voorbereiding. Ons uitgangspunt is dat er binnen twee of drie dagen volop gewerkt moet kunnen worden; de inrichting bepaalt wat daarvoor nodig is.
Zo kijken wij bij King Expert Center naar automatisering: eerst je bedrijfsprocessen bekijken, daarna bepalen wat je het best kunt automatiseren. Medewerkers betrekken we daarbij actief. Zij moeten er tenslotte mee werken.
Maar wat als je team gewoon prima werkt met papier?
“Ons systeem werkt al jaren, mijn mensen kennen het magazijn uit hun hoofd, en een overstap kost tijd, geld en gedoe.” Dat is het sterkste tegenargument. En het verdient een serieus antwoord.
Een invoering vraagt inderdaad aandacht. Je richt locaties in, plakt barcodes en leert mensen een andere werkwijze. Ondertussen blijven de orders binnenkomen. Een ervaren medewerker heeft bovendien waardevolle kennis in zijn hoofd. Hij weet blind waar dat ene artikel ligt, ook als het niet op de vaste plek staat.
Juist die kennis maakt je ook kwetsbaar. Ze zit bij één persoon, niet op een plek waar iedereen erbij kan. Wordt die medewerker ziek of vertrekt hij, dan mist zijn vervanger dat overzicht. Hetzelfde gebeurt als je groeit en er iemand bijkomt. Die staat voor de stelling zonder de kennis van zijn collega.
Papier biedt daarbij weinig controle tijdens het werk. Een fout kan pas zichtbaar worden bij een klacht of tijdens de jaarlijkse telling. Dan moet je achteraf uitzoeken wat er is gebeurd.
Toch hoeft papier niet altijd te verdwijnen. Bij een heel klein, overzichtelijk assortiment met vaste plekken en weinig orders kan het prima werken. In sommige branches en bedrijven levert een scanner dan weinig voordeel op. Wij vinden niet dat je iets moet vervangen alleen omdat het digitaal kan.
Die situatie komen we alleen zelden tegen. Een scanner geeft meer inzicht en voegt tijdens het werk een controle toe. Daardoor zouden fouten en zoekwerk moeten afnemen. De ervaren picker blijft nodig, maar belangrijke informatie wordt ook voor zijn collega’s beschikbaar.
Dat betekent overigens niet dat elk klein bedrijf meteen een ERP nodig heeft. Bij 1 of 2 personen is overleg vaak nog eenvoudig en is ERP in de meeste gevallen niet nodig. Raak je het overzicht over opdrachten en producten kwijt, dan kan die afweging anders uitvallen.
De vraag is dus niet of jouw magazijn groot genoeg is voor automatisering. De vraag is of je kunt blijven werken zonder direct inzicht in je voorraad. Daar begint voor ons de afweging, niet bij het aantal stellingen of de grootte van je team.
Of jouw magazijn eraan toe is, kun je toetsen met drie vragen:
- Weet je op elk moment zeker wat er in je stellingen ligt?: Of loop je eerst het magazijn in voordat je een klant een levertijd belooft?
- Hoe vaak moet je een order achteraf nog zoeken of corrigeren?: Denk aan een nalevering, creditnota of telefoontje naar een klant die iets anders kreeg dan besteld.
- Zit belangrijke kennis alleen in het hoofd van één of twee medewerkers?: Merk je het meteen als iemand ziek is of op vakantie gaat?
Leg jouw situatie langs deze vragen en bel ons gerust om erover te praten: je krijgt een van onze eigen medewerkers aan de lijn, geen callcenter.