Een bestelling komt binnen, iemand print een werkbriefje en een magazijnmedewerker gaat op zoek naar de juiste producten. Pas wanneer de order compleet is en de administratie het briefje heeft verwerkt, wordt de voorraad bijgewerkt.
Dat kan prima werken. Tot het magazijn groter wordt, het aantal orders toeneemt of meerdere medewerkers tegelijkertijd met dezelfde voorraad werken. Dan ontstaat al snel een verschil tussen wat er volgens de administratie op voorraad ligt en wat er daadwerkelijk in het magazijn staat.
Een WMS-systeem helpt om dat proces te digitaliseren. Iedere ontvangst, verplaatsing en gepickt product wordt direct geregistreerd. Daardoor weet je niet alleen hoeveel voorraad je hebt, maar ook waar deze ligt en hoeveel er nog beschikbaar is om te verkopen. En dat levert op veel meer plekken voordelen op dan alleen in het magazijn.
Wat is een WMS-systeem?
WMS staat voor Warehouse Management System. Simpel gezegd is het een digitaal systeem waarmee je de processen in een magazijn beheert.
Het systeem ondersteunt bijvoorbeeld bij het ontvangen en wegzetten van binnenkomende goederen, het verzamelen van verkooporders, voorraadverplaatsingen en het inventariseren van producten. Met scanners worden de handelingen van magazijnmedewerkers direct geregistreerd en verwerkt.
Het grote verschil met werken op papier zit vooral in de actualiteit van de informatie. Wanneer een magazijnmedewerker een product scant, wordt de mutatie direct verwerkt. Je hoeft dus niet te wachten totdat een order volledig is gepickt en een werkbriefje bij de administratie terechtkomt. Daardoor weet verkoop wat er nog beschikbaar is, kan inkoop tijdig bestellen en kan een gekoppelde webshop actuele voorraadinformatie tonen.
1. Je weet wat je op voorraad hebt én waar het ligt
Een van de belangrijkste voordelen van een WMS is het actuele inzicht in je voorraad. Dat is vooral belangrijk voor groothandels, maar net zo goed voor productiebedrijven, technische handel, e-commercebedrijven en distributiecentra. Zodra je veel verschillende artikelen of magazijnlocaties hebt, is het vrijwel onmogelijk om uit je hoofd te weten waar alles staat.
Stel dat volgens je administratie nog een volledige pallet op voorraad is. Een klant plaatst een grote bestelling, maar in het magazijn kan niemand de pallet vinden. Uiteindelijk wordt nieuwe voorraad besteld en blijkt de oorspronkelijke pallet een week later achter andere goederen te staan. Dan heb je ineens twee pallets terwijl je er maar één nodig had.
Met een WMS registreer je niet alleen hoeveel voorraad aanwezig is, maar ook op welke locatie deze ligt. Komt een orderpicker bij een locatie waar het product toch niet aanwezig is? Dan kan het systeem laten zien of hetzelfde artikel nog op een andere locatie ligt. Dat voorkomt zoeken, onnodig bijbestellen en klanten teleurstellen, omdat een product volgens het systeem wel beschikbaar is, maar niemand het kan vinden.
2. Betere besteladviezen beginnen bij een kloppende voorraad
Actuele voorraadgegevens zijn ook belangrijk voor je inkoop. Stel dat je honderd stuks van een artikel op voorraad hebt. Tachtig daarvan zijn al gereserveerd voor verkooporders en moeten nog worden gepickt. In werkelijkheid zijn er dus nog maar twintig stuks vrij beschikbaar.
Wanneer je hebt ingesteld dat je minimaal vijftig stuks beschikbaar wilt hebben, is dat het moment waarop je moet gaan bijbestellen. KING kan op basis van onder andere de beschikbare voorraad en ingestelde voorraadniveaus een besteladvies genereren. Maar daar zit een belangrijke voorwaarde aan: je voorraadgegevens moeten wel kloppen.
Als het systeem denkt dat er honderd producten liggen terwijl er in werkelijkheid nog maar zestig zijn, wordt ook het besteladvies gebaseerd op verkeerde informatie. Daarom is regelmatig inventariseren belangrijk. Dat hoeft niet te betekenen dat iedere maand het complete magazijn moet worden geteld. Je kunt bijvoorbeeld hardlopers vaker controleren of periodiek bepaalde magazijnpaden inventariseren. Zo houd je juist de artikelen waarbij je absoluut niet wilt misgrijpen extra goed in de gaten.
3. Meer orders verwerken met minder handelingen
Een WMS helpt magazijnmedewerkers ook tijdens het orderpicken. Op de scanner staat welk product nodig is, hoeveel ervan gepakt moet worden en op welke locatie het ligt. Het systeem kan bovendien rekening houden met de volgorde waarin producten het beste kunnen worden verzameld. Dat klinkt misschien als een kleine optimalisatie, maar in een groot magazijn kunnen loopafstanden behoorlijk oplopen.
Een medewerker hoeft niet meer zelf te puzzelen: Waar ligt dit product? Hebben we het misschien ergens anders? Welke order moet ik hierna doen? De scanner stuurt het proces. Dat is interessant voor grote distributiecentra, maar bijvoorbeeld ook voor technische groothandels met duizenden verschillende onderdelen. Iedere minuut die een medewerker niet hoeft te zoeken, kan worden besteed aan het verwerken van orders.
4. Nieuwe en tijdelijke medewerkers zijn sneller inzetbaar
Dat gestuurde orderpicken heeft nog een ander voordeel: medewerkers hoeven het magazijn veel minder goed uit hun hoofd te kennen. Dat is vooral handig voor bedrijven met grote seizoenspieken. Denk aan een speelgoedgroothandel richting december, een tuin- of agrarische groothandel in het voorjaar of een e-commercebedrijf rond Black Friday. Tijdens zo’n piekperiode zijn soms tijdelijk extra medewerkers nodig. Met papieren picklijsten is iemand die alle locaties en producten kent dan enorm in het voordeel. Een nieuwe medewerker moet eerst leren waar alles ligt.
Met een WMS krijgt die medewerker via de scanner instructies. Het systeem vertelt waar hij naartoe moet en welk product hij moet scannen. Wordt het verkeerde artikel gepakt, dan kan de scanner dit signaleren. Daardoor wordt iemand sneller inzetbaar en neemt tegelijkertijd de kans op pickfouten af.
5. Weg met papieren werkbriefjes
Ondanks alle digitalisering wordt in magazijnen nog steeds regelmatig met papieren werk- en pickbriefjes gewerkt. Daar hoeft op zichzelf niets mis mee te zijn. Maar papier heeft een belangrijk nadeel: het praat niet terug met je systeem.
Een briefje kan zoekraken, beschadigd raken of onleesbaar worden. En wanneer een magazijnmedewerker twee uur bezig is met een grote order, kan het betekenen dat de administratie gedurende die twee uur nog uitgaat van een voorraad die inmiddels al uit het
schap is gehaald. Met een WMS wordt iedere handeling direct verwerkt. Zodra een artikel wordt gescand, wordt de voorraad bijgewerkt.
Dat betekent dat:
- de administratie direct over actuele informatie beschikt;
- verkoop weet hoeveel er nog beschikbaar is;
- een webshop de actuele voorraad kan tonen;
- inkoop eerder ziet wanneer nieuwe voorraad nodig is.
Je loopt dus niet meer achter de werkelijkheid in het magazijn aan.
6. Minder fouten en fouten sneller corrigeren
Een WMS voorkomt niet dat er ooit nog een voorraadverschil ontstaat. Een product kan verkeerd zijn weggezet, beschadigd raken of om een andere reden niet meer op de verwachte locatie liggen. Het verschil zit vooral in wat er daarna gebeurt. Stel dat een orderpicker bij een schap aankomt en het systeem zegt dat daar nog vijf artikelen liggen. In werkelijkheid is het schap leeg.
Met een papieren picklijst moet de medewerker gaan zoeken of iemand om hulp vragen. Met een scanner kan direct worden gecontroleerd of het artikel op een andere locatie aanwezig is. Vervolgens kan de voorraad via de inventarisatiemodule worden gecorrigeerd. Die correctie werkt daarna weer door in bijvoorbeeld het besteladvies.
Zo ontstaat een soort cirkel:
scannen → actuele voorraad → voorraadverschil signaleren → corrigeren → beter besteladvies.
Hoe beter die gegevens gedurende het jaar worden bijgehouden, hoe betrouwbaarder het hele proces wordt.
7. Misschien hoef je op balansdag niet meer het hele magazijn door
Voor veel voorraadhoudende bedrijven is het een bekend eindejaarsritueel: het magazijn dicht en tellen. Hoeveel stuks liggen hier? Hoeveel pallets staan daar? Klopt dat met de administratie? Dat kost al snel een volledige dag of langer, zeker wanneer een magazijn groot is. Met een WMS kun je gedurende het hele jaar periodiek inventariseren. In plaats van één keer per jaar alles te controleren, tel je bijvoorbeeld regelmatig de hardlopers of steeds een gedeelte van het magazijn.
Daardoor worden voorraadverschillen veel eerder gevonden en gecorrigeerd. Als je dat consequent doet, wordt de grote eindejaarstelling een stuk kleiner of kan die, afhankelijk van je administratieve proces en controlevereisten, mogelijk anders worden ingericht. En dat heeft een prettige bijkomstigheid: misschien kun je tussen kerst en oud en nieuw gewoon thuisblijven in plaats van pallets tellen.
Van bulkvoorraad naar picklocatie
Een ander proces waarbij een WMS helpt, is het aanvullen van picklocaties. In grotere magazijnen staat vaak niet de volledige voorraad binnen handbereik. Een groot deel staat bijvoorbeeld op pallets op een bulklocatie, terwijl kleinere aantallen op een makkelijk bereikbare picklocatie liggen. Wanneer die picklocatie bijna leeg raakt, kan het WMS een opdracht geven om voorraad vanuit de bulk naar de picklocatie te verplaatsen. Dit wordt ook wel replenishment genoemd. Ook die verplaatsing wordt geregistreerd. Daardoor weet het systeem niet alleen dat het product nog aanwezig is, maar ook waar het op dat moment ligt.
Tracking en tracing: weten waar een product vandaan komt
Voor sommige branches is alleen weten hoeveel voorraad er ligt niet voldoende. Je wilt ook kunnen herleiden welke producten je hebt ontvangen en waar ze uiteindelijk terecht zijn gekomen. Denk aan voedingsmiddelen, medische hulpmiddelen, technische onderdelen of producten met een serienummer. Een WMS kan daarbij onderdeel zijn van het proces voor tracking en tracing.
Binnen KING kunnen bijvoorbeeld serienummers, batchgegevens en THT-informatie onderdeel zijn van de magazijnregistratie. Dat sluit direct aan op partijregistratie, waar we in een eerdere blog uitgebreider op ingingen. Wanneer er later iets mis blijkt met een bepaalde partij of serie, wil je niet het hele magazijn of alle klanten hoeven controleren. Je wilt gericht kunnen achterhalen welke producten het betreft.
Het grootste voordeel: iedereen werkt met dezelfde actuele voorraad
Als je alle voordelen bij elkaar optelt, komt het uiteindelijk terug op één belangrijk punt: de informatie uit het magazijn is direct beschikbaar voor de rest van de organisatie. Wanneer een product wordt ontvangen, gepickt of verplaatst, wordt die handeling meteen geregistreerd. Daardoor kijken magazijn, verkoop en inkoop naar dezelfde voorraadgegevens. Bij een koppeling met een webshop kan die actuele beschikbaarheid bovendien ook richting klanten worden gecommuniceerd.
Voor een groothandel betekent dat dat verkoop geen voorraad belooft die er niet is. Voor een webshop verkleint het de kans dat een klant iets bestelt dat achteraf uitverkocht blijkt. En voor een productiebedrijf geeft het meer zekerheid dat benodigde onderdelen daadwerkelijk beschikbaar zijn wanneer een productieorder start. Dat is uiteindelijk waar goed magazijnbeheer om draait: kunnen vertrouwen op wat het systeem aangeeft.
Een WMS is niet alleen voor enorme magazijnen
Bij een WMS denk je misschien al snel aan enorme distributiecentra met honderden medewerkers en kilometers aan stellingen. Maar digitalisering van het magazijn kan ook
voor kleinere groothandels interessant zijn. Je hoeft bovendien niet direct ieder magazijnproces te automatiseren. Je kunt klein beginnen met de processen waar de meeste winst te behalen is en later verder uitbreiden.
KING WMS draait op Android. Daardoor zijn er verschillende geschikte apparaten beschikbaar, van relatief eenvoudige devices tot grotere industriële scanners. KING werkt zelf veel met Zebra-scanners, die uitgebreid zijn getest in combinatie met de software. Dat maakt het mogelijk om de stap van papier naar digitaal geleidelijk te zetten, in plaats van het complete magazijn in één keer om te gooien.
Van zoeken en tellen naar weten
Een WMS neemt het magazijnwerk niet over. Er moeten nog steeds producten worden ontvangen, pallets worden verplaatst en orders worden verzameld. Maar het haalt wel veel onnodige handelingen uit dat werk. Medewerkers hoeven minder te zoeken, informatie hoeft niet achteraf vanaf papier te worden verwerkt en voorraadverschillen worden sneller zichtbaar. Tegelijkertijd beschikken verkoop, inkoop en eventueel de webshop over actuelere informatie.
Of je nu werkt met een technische groothandel, webshop, productiebedrijf, agrarische handel of distributiecentrum: zodra er dagelijks veel goederen door een magazijn bewegen, wordt betrouwbare informatie steeds belangrijker. Met een WMS weet je niet alleen wat je op voorraad hebt, maar ook waar het ligt, wat al gereserveerd is en wat er op dit moment gebeurt. En juist die grip maakt het verschil.
Wil je weten welke onderdelen van jouw magazijn je met KING WMS kunt digitaliseren? We laten je graag zien hoe je klein kunt beginnen en het systeem vervolgens kunt uitbreiden wanneer je organisatie groeit.