Bij voorraadbeheer denken veel organisaties direct aan één ding: voorkomen dat producten opraken. Logisch ook, want nee verkopen kost omzet. Zeker wanneer klanten via een webshop direct kunnen zien of een product op voorraad is. Toch draait goed voorraadbeheer om veel meer dan alleen voldoende voorraad hebben. In de praktijk gaat het vooral om één vraag:
Kun je vertrouwen op je actuele voorraadpositie?
Want zodra voorraadstanden niet meer kloppen, ontstaan er vaak problemen op meerdere plekken tegelijk. Verkoop verkoopt producten die er niet meer blijken te zijn. Magazijnmedewerkers lopen naar een locatie waar niets ligt. Inkopen worden te laat gedaan. Of er wordt juist veel te veel besteld “voor de zekerheid”. En hoe groter een organisatie groeit, hoe sneller dat zichtbaar wordt.
Voorraadbeheer begint bij inzicht
Vrijwel iedere voorraadhoudende organisatie wil hetzelfde: voldoende voorraad hebben zonder onnodig veel producten op de plank te leggen. Daarom werken veel ERP-systemen met minimale voorraadniveaus. In KING kun je bijvoorbeeld per artikel aangeven wanneer het systeem een signaal moet geven om opnieuw te bestellen.
Stel dat je glazen verkoopt en je hebt er nog vijf op voorraad. Je weet dat je er gemiddeld één per dag verkoopt en dat nieuwe voorraad na drie dagen geleverd wordt. Dan wil je eigenlijk al bestellen voordat de laatste glazen verkocht zijn. Zodra dat minimum bereikt wordt, geeft KING automatisch een besteladvies. Het systeem laat zien welke producten opnieuw besteld moeten worden en bij welke leverancier. Dat klinkt eenvoudig, maar juist die automatische signalering voorkomt veel problemen in de praktijk.
Vooral belangrijk bij webshops
Actuele voorraad is extra belangrijk wanneer voorraad gekoppeld is aan een webshop. Klanten verwachten tegenwoordig realtime informatie. Wanneer een webshop aangeeft dat een product beschikbaar is, gaan klanten ervan uit dat het ook daadwerkelijk geleverd kan worden. Zonder goed voorraadbeheer ontstaan dan snel frustraties. Een product wordt verkocht, maar blijkt achteraf toch niet meer aanwezig. Of nog vervelender: een klant ziet dat iets “niet op voorraad” is terwijl het eigenlijk nog gewoon in het magazijn ligt. In beide gevallen kost het omzet en vertrouwen. Daarom draait voorraadbeheer niet alleen om logistiek, maar ook om klantbeleving.
Van bestelling tot magazijnontvangst
Wanneer producten besteld zijn, komen ze uiteindelijk binnen in het magazijn. Vanaf dat moment speelt scanning vaak een belangrijke rol. Binnen KING kan dit via WMS-scanners (Warehouse Management System). Medewerkers registreren daarmee direct de ontvangst van goederen in het systeem. Dat levert niet alleen tijdswinst op, maar zorgt er ook voor dat voorraadstanden meteen actueel zijn. Bovendien kunnen tijdens ontvangst direct extra gegevens worden vastgelegd, zoals:
- serienummers
- batch- of partijregistraties
- houdbaarheidsdatums
- opslaglocaties
Dat sluit mooi aan op partijregistratie, waar we in een eerdere blog al dieper op ingingen.
Het systeem weet waar producten liggen
Na ontvangst geeft het systeem direct aan waar producten opgeslagen moeten worden in het magazijn. Sommige goederen gaan naar een picklocatie waar medewerkers snel orders kunnen verzamelen. Andere producten worden opgeslagen op een bulklocatie, bijvoorbeeld hoog in een magazijnstelling.
Ook kan voorraad direct gereserveerd worden voor een specifieke klantorder of project. Daardoor blijft niet alleen de voorraadpositie actueel, maar weet het magazijn ook precies waar producten zich bevinden.
Orderpicken zonder papier
Veel organisaties werken nog steeds met papieren pickbonnen in het magazijn. Dat lijkt overzichtelijk, maar zorgt in de praktijk vaak voor vertraging en fouten.
Een medewerker loopt bijvoorbeeld naar een locatie waar volgens het systeem nog voorraad ligt, terwijl de locatie in werkelijkheid leeg is. Met een papieren bon stopt het proces daar vaak tijdelijk. Er moet worden overlegd, gezocht of handmatig gecorrigeerd.
Met scanners werkt dat anders.
Wanneer een picker ontdekt dat een locatie leeg is, kan dit direct worden aangepast in het systeem. De scanner laat vervolgens meteen zien of het product nog op een andere locatie aanwezig is. Dat voorkomt onnodig zoeken en scheelt veel loopbewegingen in grotere magazijnen. Bovendien worden pickopdrachten direct verwerkt in de voorraadadministratie. Er hoeven dus geen papieren bonnen meer naar de administratie gebracht te worden voordat orders gefactureerd kunnen worden.
Waarom actuele voorraad zo belangrijk is
Veel organisaties onderschatten hoeveel processen afhankelijk zijn van correcte voorraadstanden. Een actuele voorraadpositie zorgt er bijvoorbeeld voor dat:
- webshops betrouwbare voorraad tonen
- inkopers tijdig kunnen bestellen
- magazijnmedewerkers sneller kunnen werken
- verkoop geen verkeerde toezeggingen doet
- productie niet stilvalt door ontbrekende onderdelen
Eigenlijk raakt voorraadbeheer bijna iedere afdeling binnen een organisatie.
Inventariseren terwijl je werkt
Zelfs met scanning kunnen voorraadverschillen ontstaan. Producten raken beschadigd,
worden verkeerd weggelegd of blijken toch op een andere locatie te staan. Daarom bevat KING ook een inventarisatiemodule.
Wanneer een medewerker tijdens het orderpicken merkt dat een locatie leeg is terwijl het systeem nog voorraad verwacht, kan dat direct gecorrigeerd worden. Het systeem weet dan meteen dat een volgende medewerker niet opnieuw naar diezelfde lege locatie gestuurd moet worden. Dat klinkt klein, maar juist dit soort correcties zorgen ervoor dat voorraad betrouwbaar blijft.
Slim voorraad aanvullen met replenishment
In grotere magazijnen wordt vaak gewerkt met picklocaties en bulklocaties. Picklocaties bevatten kleine aantallen voorraad die snel gepakt kunnen worden. De grotere voorraad staat vaak elders opgeslagen op pallets of hogere stellingen.
Wanneer een picklocatie bijna leeg raakt, kan het systeem automatisch een aanvulopdracht geven. Dit wordt replenishment genoemd. Een medewerker krijgt dan via de scanner bijvoorbeeld de opdracht om voorraad van locatie A15 naar picklocatie B3 te verplaatsen.
Daardoor blijven populaire producten altijd snel beschikbaar voor orderpickers en hoeft niet telkens een volledige pallet uit een hoge stelling gehaald te worden. Dat bespaart veel tijd in het magazijn.
Voorraadbeheer gaat verder dan alleen aantallen
Veel mensen denken bij voorraadbeheer vooral aan “weten hoeveel je hebt liggen”. Maar moderne voorraadsturing gaat veel verder dan dat. Denk bijvoorbeeld aan:
- minimale voorraadniveaus
- besteladviezen
- reserveringen
- magazijnlocaties
- scanning
- voorraad per vestiging
- partij- en serienummerregistratie
- realtime beschikbaarheid
Juist die combinatie maakt het verschil tussen een magazijn dat “ongeveer werkt” en een organisatie die echt grip heeft op voorraad.
Ook kleinere organisaties stappen over op scanning
Scanning en WMS-oplossingen worden vaak geassocieerd met grote distributiecentra, maar steeds meer kleinere organisaties stappen ermee over van papier naar scanners. Dat komt vooral doordat de investering relatief toegankelijk is geworden. Moderne scanners lijken tegenwoordig meer op robuuste mobiele telefoons dan op de grote apparaten van vroeger. Voor veel organisaties zit de grootste winst uiteindelijk niet alleen in snelheid, maar vooral in minder fouten en betrouwbaardere voorraadstanden.
Grip op voorraad betekent grip op je organisatie
Goed voorraadbeheer zorgt uiteindelijk voor rust. In het magazijn, richting klanten en binnen de administratie. Want als je voorraad actueel is, kun je sneller leveren, beter plannen en betrouwbaarder communiceren. Of het nu gaat om een technische groothandel, productiebedrijf of webshop: actuele voorraadinformatie vormt de basis van een goed draaiende organisatie.
Wil je weten hoe organisaties dit in KING aanpakken? We laten je graag zien hoe voorraadbeheer er in jouw situatie uit kan zien.