Waarom werkbriefjes niet werken

Waarom werkbriefjes niet werken

In veel bedrijven is het aan de orde van de dag: afdelingen die via werkbriefjes met elkaar communiceren. Hierdoor werken afdelingen langs elkaar heen en ontstaan kostbare fouten.

Herkenbaar? Op kantoor wordt een order op een werkbriefje genoteerd en verstuurd naar het magazijn om te worden gepicked. Maar het briefje komt terug op kantoor, omdat de notitie niet duidelijk leesbaar is. Of er moet worden gebeld van het magazijn naar het kantoor, omdat er toch nog onduidelijkheden zijn.

En het kan nog erger. Soms verdwijnen werkbriefjes gewoon. Want zelfs de meest zorgvuldige medewerkers maken natuurlijk wel eens een foutje. Een briefje valt of waait weg, komt terecht tussen twee dozen en wordt pas weken later weer teruggevonden. Intussen is de klant natuurlijk al lang boos in de telefoon gekropen, omdat zijn of haar bestelling niet is verstuurd.

Een eindeloos gepingpong met werkbriefjes

Het eindeloze gepingpong van werkbriefjes is een ritueel wat je met lede ogen aanziet. Soms voelt het alsof je meer bezig bent om arbeid te verschaffen voor kantoormensen, dan je bezig bent om orders af te werken. En dat kan natuurlijk nooit de bedoeling zijn.

Maar waarom doen mensen dat dan zo?

Die vraag kunnen we simpel beantwoorden: ze zijn het gewend. Mensen zijn gewoontedieren en doen soms jaar in jaar uit hetzelfde werk op dezelfde manier.

Maar dat het altijd zo is gegaan, wil natuurlijk niet zeggen dat het nooit hoeft te veranderen. Sterker nog, inefficiënte manieren van werken kun je maar beter veranderen. Want anders heb je werk van werk.

De oplossing: weg met die werkbriefjes!

Werken jouw mensen langs elkaar heen met papieren pickorders? Dan is het tijd om over te stappen op de oplossing die wel werkt: een ERP-systeem van King. Hierbij worden jouw medewerkers uitgerust met handscanners, zodat ze voortaan de bestellingen in realtime ontvangen in een smartphoneapp.

De order kan dan gelijk worden gepicked, zonder onduidelijkheid over wat de klant precies heeft besteld. Het kantoor en het magazijn komen eindelijk op één lijn, omdat iedereen precies weet waar hij of zij aan toe is.

Mooi meegenomen: zodra een bestelling wordt gepicked, wordt de order geblokkeerd in het systeem en kan er geen wijziging aan de order meer worden doorgevoerd. Miscommunicatie tussen Sales en de orderpicker behoren hiermee voorgoed tot het verleden.

In de komende maanden gaan we je hier in blogs meer over vertellen. Wil je nu al meer weten? Neem contact op met Bart-Jan om te ontdekken wat King voor jouw bedrijf gaat betekenen.